Облік розрахунків із підзвітними особами (ID:458208)

1.1. Визначення, види та класифікація дебіторської заборгованості Під час виробничо-господарської діяльності підприємств неминуче виникають зв’язки з різними юридичними та фізичними особами: покупцями та замовниками, постачальниками та підрядниками, фінансовими та державними установами, фондами соціального страхування, пов’язаними сторонами, іншими підприємствами та організаціями, робітниками підприємства та ін. Такі взаємозв’язки є причиною виникнення та існування дебіторської заборгованості. Методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про дебіторську заборгованість та її розкриття у фінансовій звітності визначаються П(С)БО 10 "Дебіторська заборгованість". Дебіторська заборгованість – це сума заборгованості дебіторів підприємству на певну дату. При цьому під дебіторами розуміються юридичні та фізичні особи, які внаслідок минулих подій заборгували підприємству певні суми грошових коштів, їх еквівалентів або інших активів. Критерії визнання дебіторської заборгованості відповідають критеріям визнання, які застосовуються для всіх активів. Дебіторська заборгованість класифікується за такими ознаками: - за контрагентами; - зв’язок із нормальним операційним циклом та терміном погашення; - об'єкти, щодо яких виникли зобов’язання дебіторів; - платоспроможність кредитора. Для організації обліку та аналізу розрахунків з дебіторами важливе місце посідає класифікація дебіторської заборгованості. Дебіторська заборгованість відображається в обліку за різними класифікаційними ознаками відповідно до чинних нормативно- правових актів. Обов’язковим є поділ дебіторської заборгованості, який зафіксований чинними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку та «Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій» (рис.1). Рис.1. Класифікація дебіторської заборгованості Дебіторська заборгованість згідно з П(С)БО 10 поділяється на довгострокову та поточну. При цій класифікації враховуються два критерії: строк погашення та зв'язок з нормальним операційним циклом. Довгострокова дебіторська заборгованість – сума дебіторської заборгованості, яка не виникає в ході нормального операційного циклу та буде погашена після 12 місяців з дати балансу. Поточна дебіторська заборгованість – сума дебіторської заборгованості, яка виникає в ході нормального операційного циклу, або буде погашена протягом 12 місяців з дати балансу. Залежно від своєчасності погашення дебіторська заборгованість поділяється на строкову та прострочену дебіторську заборгованість. Строкова дебіторська заборгованість – це дебіторська заборгованість, строк оплати якої не настав. Прострочена – це дебіторська заборгованість, яка не сплачена в строк. Дебіторська заборгованість за об’єктами, щодо яких виникає зобов’язання дебіторів класифікується як: 1. Дебіторська заборгованість пов’язана з реалізацією товарів, робіт, послуг: 1.1. За продукцію,товари,роботи,послуги (36рах.); 1.2. Векселі одержані (34рах.). 2. Дебіторська заборгованість, що не пов’язана з реалізацією товарів,робіт,послуг,а виникає внаслідок здійснення інших операцій: 2.1. Дебіторська заборгованість за виданими авансами (371рах.); 2.2. Розрахунки з підзвітними особами (372рах.); 2.3. За нарахованими доходами (373рах.). 2.4. За претензіями; 2.5. Відшкодування завданих збитків; 2.6. За позиками членів кредитних спілок; 2.7. З іншими дебіторами. Особливе місце серед дебіторської заборгованості займають розрахунки з підзвітними особами. Важливим для цілей управління є класифікація дебіторської заборгованості залежно від платоспроможності дебіторів. За цією характеристикою, відповідно до П(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість», вона поділяється на сумнівну та безнадійну. Сумнівна дебіторська заборгованість визначається якщо існує невпевненість у її погашенні боржником. Дебіторська заборгованість, щодо якої існує впевненість (підстава) щодо неповернення її боржником або за якою минув строк позовної давності вважається безнадійною. Дебіторська заборгованість також може поділятися на: - «грошову» заборгованість — за перерахованою раніше передоплатою; - «товарну» заборгованість — за відвантажені у минулому товари, роботи, послуги (підприємство було у статусі продавця, і йому винні кошти). Можна виділити ще два особливі види дебіторської заборгованості: відстрочені податкові активи та витрати майбутніх періодів. Відстрочені податкові активи – сума податку на прибуток, що підлягає відшкодуванню підприємству у наступних періодах і виникає у випадку, коли обліковий прибуток менший за податковий прибуток. Відстрочені податкові активи відображаються у рядку 060 Балансу у складі довгострокової дебіторської заборгованості. Методологічні засади відображення в обліку відстрочених податкових активів регламентуються П(С)БО 17 "Податок на прибуток". Витрати майбутніх періодів – витрати, які здійснені у звітному періоді, але будуть визнані витратами у Звіті про фінансові результати у майбутніх звітних періодах згідно з принципом відповідності доходів та витрат. Такі витрати тимчасово відображаються в окремому розділі Балансу. До витрат майбутніх періодів відносяться витрати, які пов'язані з підготовкою до виробництва в сезонних галузях промисловості; з освоєнням нових виробництв та агрегатів; сплачені авансом орендні платежі; оплата страхового поліса; передплата за газети, журнали, періодичні та довідкові видання тощо. Класифікація видів дебіторської заборгованості за об'єктами, щодо яких вона виникла, використовується для організації обліку дебіторської заборгованості в рамках субрахунків рахунків класу 1 "Необоротні активи" та класу 3 "Кошти, розрахунки та інші активи", що передбачені Планом рахунків для накопичення інформації про дебіторську заборгованість. Ці рахунки об'єднуються у відповідні статті, які відображаються у Балансі за встановленою П(С)БО 2 формою (рис.2). Рис. 2. Класифікація дебіторської заборгованості за П(С)БО 2 1.2. Сутність розрахунків з підзвітними особами та завдання їх обліку У процесі діяльності виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам під звіт на господарські потреби та службові відрядження. Підзвітна особа - довірена особа підприємства, якій підприємство надало такий статус. Статус підзвітної особи - сукупність прав і обов'язків фізичної особи, що перебуває в певних відносинах з підприємством - працівника цього підприємства, посадової особи, власника підприємства. У поняття статусу входять права і обов'язки особи, передбачені для учасника трудових, адміністративно- правових відносин. Підзвітна сума — кошти, видані працівникові установи на витрати, пов’язані зі службовим відрядженням та/або на адміністративно-господарські потреби. Підзвітні суми видаються у вигляді авансу на такі цілі: - господарські витрати; - службові відрядження і наукові експедиції; на виплату зарплати та стипендій уповноваженим особам, якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково- платіжна вимога не може бути повернена в касу довіреною особою по закінченні трьох робочих днів. Організація може видавати кошти підзвітним особам на наступні цілі: - на господарські потреби; - на відрядні витрати; - на оплату представницьких витрат. Представницькі витрати – це витрати організаціх з прийому та обслуговування представників інших організацій, що беруть участь в перегоровах для встановлення і підтримки співпраці, а також учасників, які прибули на засідання ради (правління) організації. Адміністративно-господарські витрати - це невиробничі накладні витрати, пов'язані з утриманням адміністративних служб та управлінням підприємством в цілому. До адміністративно- господарських витрат відносяться канцелярські, поштово-телеграфні витрати, придбання матеріалів по дрібному опту в роздрібній торгівлі, закупівлі сільгосппродукції та витрати на інші операційні потреби. Грошовий аванс - це сума, видана підзвітній особі для здійснення майбутніх платежів за виконані роботи, на купівлю матеріальних цінностей, покриття витрат по відрядженню тощо. Грошовий аванс, як правило, включає всю суму передбачених витрат. Проте можливий і такий варіант, при якому підзвітна особа спочатку виконує завдання (здійснює витрати), а потім їй відшкодовують проведені витрати. Організація обліку розрахунків з підзвітними особами передбачає виконання таких завдань: - визначення кола штатних посад, які мають право отримувати кошти під звіт; - встановлення ліміту підзвітних сум до отримання щодо кожного структурного підрозділу установи; - організація розрахунку підзвітної суми; - визначення механізму видачі грошей під звіт та порядку звітування за витраченими підзвітними коштами. Установлення переліку посад, які мають право отримувати кошти під звіт, здійснюється на основі розгляду штатного розкладу з урахуванням мети витрачання та запланованих заходів на рік. До напрямів витрачання підзвітних коштів належать господарські видатки, видатки на відрядження та видатки на наукові експедиції. Заходи, що враховуються як потенційне першоджерело утворення зазначених видатків, включають конференції різного рівня (міжнародні та всеукраїнські), наукові експедиції за планами робіт науково-дослідних установ, стажування за кордоном, вивчення досвіду організації роботи установ аналогічного профілю за кордоном, участь у семінарах, нарадах тощо. Розглядаючи процедуру визначення переліку посад в контексті даних положень, варто звернути увагу на пріоритетність вищого рівня кваліфікаційних характеристик та можливість підвищення останньої в результаті участі умовної посадової особи у вищевказаних заходах. Відповідно до вказаного потенційними до включення у перелік посадами виступають: - керівник установи та його заступники (службові відрядження для участі у нарадах вищого рівня; вивчення досвіду управління та організації роботи установ аналітичного профілю тощо); - головний бухгалтер та його заступники (службові відрядження з метою участі в семінарських заняттях; надання звітності головними розпорядниками коштів тощо); - провідні спеціалісти за профілем(наукові відрядження для участі в конференціях,наукових експедиціях;стажування за кордоном); - заступники керівників структурних підрозділів з господарських питань, експедитори (для здійснення закупівель окремих матеріальних запасів; службові відрядження з доставки товарно - матеріальних цінностей на підприємство). Основними критеріями для визнання організованого ведення обліку розрахунків підприємства з підзвітними особами є достовірність, повнота та своєчасність подання облікової інформації про витрати на відрядження працівників у відповідності з дотриманням вимог законодавства на будь-якому етапі облікового процесу. Забезпечення повного, своєчасного та в межах нормативно-правових актів документування операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами – запорука дотримання норм облікової політики підприємства та достовірності даних обліку і звітності щодо обліку розрахунків з підзвітними особами. Основними завданнями обліку розрахунків з підзвітними особами є: - перевірка дотримання правил видачі авансів; - контроль за своєчасністю здачі звітів про використання підзвітних сум; - перевірка правильності використання підзвітних сум оформлення документів, доданих до звітів про використання підзвітних сум, а також своєчасності повернення невитрачених сум; - виявлення незаконних і недоцільних з господарської точки зору витрат. 1.3. Аналіз нормативної бази з питань обліку підзвітних осіб Розрахунки з підзвітними особами здійснюються в межах правового поля, регламентованого Податковим кодексом України, Кодексом законів про працю України – КЗпП, Інструкцією № 59 «Про службові відрядження в межах України та за кордон», наказом МФУ № 1276 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт», Постановою № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, я також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фіксуються) за рахунок бюджетних коштів», Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та іншими нормативно – правовими актами. Механізм видачі грошей під звіт та звітування за результатом їх витрачання регулюється в цілому Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим Постановою НБУ від 15 грудня 2004 року № 637. Відповідно до зазначеного документа видача готівки із каси установи під звіт здійснюється за умов повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше отриманими нею підзвітними сумами. Відповідна особа подає до бухгалтерії звіт про використання підзвітних сум за витраченими сумами з доданням оригіналів усіх виправдовувальних документів (рахунків, проїзних квитків, квитанцій, посвідчення про відрядження тощо). Звіт про використання підзвітних сум подається разом із невикористаним залишком готівки у такі терміни: - упродовж трьох днів після повернення з відрядження; - упродовж наступного робочого дня після отримання коштів готівкою під звіт на господарські потреби. РОЗДІЛ ІІ. Організація розрахунків із підзвітними особами. 2.1. Порядок видачі авансу на відрядження та господарські потреби Аванс — це розрахункова сума коштів на передбачені витрати. Аванс може бути виданий готівкою з каси установи, чеком з рахунків у банківських установах, а також грошовим переказом через органи зв’язку, якщо відрядженій особі продовжується термін відрядження. Видача авансу на господарські потреби розраховується на основі даних інформації щодо вартості відповідних матеріальних цінностей. Готівка з каси на господарські потреби установи видається за відсутності заборгованості за авансовими сумами конкретної підзвітної особи, отриманими раніше. На заяві працівника на видачу готівки під звіт ставиться дозвільний підпис керівника установи. Підзвітна особа зобов’язана подати до бухгалтерії установи звіт про витрачання одержаних у касі сум, а також залишок невикористаної готівки в такі строки: - на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини — протягом десяти робочих днів від дня видачі готівки під звіт; - на всі інші господарські потреби — наступного робочого дня після видачі готівки під звіт. Якщо працівник установи придбав за власні готівкові кошти товари (продукцію, послуги) або використав ці кошти у відрядженні для потреб установи, він звітує за витрачені кошти в зазначеному порядку. Відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням керівника установи для виконання службового доручення на певний строк до іншого населеного пункту, що знаходиться поза місцем його постійної роботи. Основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 року №59, зареєстрована в Мін'юсті України 31.03.98 р. за №218/2658 (далі – Інструкція № 59). Відповідно до розд.1 Загальних положень Інструкції №59, службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства). Порядок обліку операцій із підзвітними особами відображено на рис.3 Рис. 3 Порядок обліку операцій із підзвітними особами Відрядження працівника підприємства,об’єднання,закладу чи організації у відрядження як по території України,так і за кордон здійснюється керівником підприємства або його заступником і оформляється наказом (розпорядженням) з зазначенням пункту призначення, назви підприємства, на яке відряджений працівник, терміну і мети відрядження. Відрядне посвідчення має бути оформлене належним чином як з лицевого так і з зворотного боку. По відмітках у відрядному посвідченні про вибуття з місця постійної роботи і прибуття до місця роботи визначається фактичний час перебування у відрядженні. Якщо працівник відряджений у різні населені пункти,то відмітки про вибуття і прибуття проставляються у кожному з них. Вище зазначені відмітки в обов’язковому порядку повинні бути завірені підписом керівної особи і печаткою підприємства. Після документального оформлення відрядження (підписання керівником підприємства відповідного наказу ( розпорядження )), виписки відрядної посвідки і занесення необхідних даних у журнал реєстрації посвідчень про відрядження відрядженому працівнику перед від’їздом необхідно видати грошовий аванс в межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житла і добові. Аванс відрядженому надається, як правило, в гривнях, без копійок. При цьому відряджений працівник підприємства повинен бути попереджений про повну матеріальну відповідальність за одержані під звіт грошові кошти у відповідності зі статтею 134 Кодексу Законів про працю України. Суми, отримані підзвітною особою, називають авансовими сумами, а звіт працівника називають – авансовий звіт (додаток 1). Завдання бухгалтера – контролювати цільове використання підзвітних сум. З цією метою він встановлює строки подання авансових звітів, називає перелік документів, які працівник повинен пред’явити, і контролює правильність наданих документів на предмет їх юридичної сили (печатки, підписи і інше). Якщо всі додані документи достовірні, суму «списують « з підзвіту, так як працівник вже не повинен повертати готівкові гроші видані йому в підзвіт. Підприємство вступає з працівником в розрахункові операції, при веденні яких може бути дебіторська і кредиторська заборгованість на момент закриття бухгалтерських рахунків. Дебіторська заборгованість буде відображати наявність боргу працівника по отриманих ним коштам, в свою чергу, якщо сам працівник на виробничі цілі використав власні кошти, то підприємство до моменту їх відшкодування буде мати кредиторську заборгованість(відшкодовується шляхом повернення готівкових коштів (за письмовою заявою працівника чи даних авансових звітів)). Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то протягом 3 банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки він повинен повернути до каси підприємства отримані кошти. Середній заробіток за час перебування працівника у відрядженні зберігається на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи. За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються до терміну відрядження. Термін відрядження за кордон не перевищує 60 (шестидесяти) календарних днів, в межах України – 30 (тридцяти ) календарних днів. Термін відрядження працівників,які відправляються для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, будівельних робіт, в межах України не повинен перевищувати терміну будівництва об’єкту. Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення 5 (п’ятого) банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. Документами, які підтверджують вартість здійснених під час відрядження витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» і Податкового кодексу України (п.15 Інструкції №59). Ці документи подаються в оригіналі разом зі звітом. 2.2. Порядок відзвітування підзвітних осіб та відшкодування витрат Сума надмірно витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, наданих на відрядження) підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у грошових одиницях, в яких було надано аванс, у встановленому законодавством порядку. Якщо установа порушує установлені строки використання виданої під звіт готівки і за видачу під звіт готівки без повного відзвітування відносно сум, виданих раніше у відповідності з Наказом Президента України від 11.05.99р. № 491/99 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм регулювання готівкового обігу» зі змінами і доповненнями, то, незалежно від того, закінчився чи ні термін, на який було видано грошові кошти, до підприємства застосовуються фінансові санкції у формі штрафу в розмірі 25 % виданих під звіт сум. Працівник, який одержав готівку на відрядження чи господарські витрати, зобов’язаний відзвітуватися про цільове використання коштів або повернути їх назад у касу підприємства. Звіт працівника складається за формою, що називається «Авансовий звіт». В авансовому звіті повинні бути вказані:дата складання,призначення одержаного авансу,розмір одержаних і використаних сум,перелік виправдних документів. Відшкодування витрат на відрядження,види та склад витрат, що відшкодовуються відображені у табл.1. Номер з/п Види витрат Склад витрат 1 Добові Нараховуються та виплачуються за кожен день відрядження з урахуванням вихідних, святкових, неробочих днів і часу перебування в дорозі, включаючи вимушені зупинки. Витрати на харчування, вартість якого включена в рахунки на оплату вартості проживання в готелях або до проїзних документів, оплачується за рахунок добових. Норми добових витрат встановлюються законодавством (для відряджень за кордон – для кожної країни). Державним службовцям і працівникам установ, які перебувають за кордоном тривалий час і отримують заробітну плату в іноземній валюті, та працівникам дипломатичних установ України, які перебувають за кордоном у довготерміновому відрядженні й отримують виплати в іноземній валюті, у випадку відрядження в межах країни перебування, добові витрати відшкодовуються в розмірі 80 % норм добових витрат для даної країни. У випадку відрядження у межах країни перебування терміном на одну добу добові витрати відшкодовуються в розмірі 50 % зазначених норм 2 Проїзд Вартість проїзних квитків повітряним, залізничним, водним, автомобільним (крім таксі) транспортом. 3 дозволу керівника відшкодовується вартість проїзду в м'якому вагоні, в каютах, оплачуваних за 1-4 групами тарифних ставок у каютах морського флоту, в каютах 1-ої і 2-ої категорії на судах річкового флоту, повітряним флотом в 1-ому класі та бізнес-класі; користування постільним речами за наявності підтверджуючих документів. Витрати, пов'язані з поверненням придбаних квитків на проїзд можуть бути відшкодовані тільки з дозволу керівника. Перевезення багажу до місця відрядження, назад,а також в межах місця відрядження понад 30 кг відшкодовується з дозволу керівника. Крім зазначених витрат на проїзд, компенсуються витрати на проїзд громадським транспортом (крім таксі), узгоджені з керівником 3 Проживання Відшкодовуються: побутові послуги (прання, чистка, ремонт, прасування одягу, білизни тощо) – не більше 10% норм добових витрат за всі дні проживання; бронювання місць у готелях – не більше 50 % вартості місця з добу; користування холодильником, телевізором тощо; вартість проживання під час вимушеної зупинки в дорозі 4 Службові переговори Сума відшкодовується з дозволу керівника Схема відшкодування і випадки,в яких відшкодовуються та не відшкодовуються витрати на відрядження зображена на рис 4. наявні відсутні Д-т рах.23,91,92,93 і т.д є немає Д –т рах.949 Рис. 4 Схема Відшкодування і випадки, в яких не відшкодовуються витрати на відрядження Оформлений і підписаний звіт з додатком виправдних документів підзвітна особа здає в бухгалтерію підприємства. Бухгалтер перевіряє авансовий звіт з додатками: по формі - правильність оформлення звіту, заповнення реквізитів, по змісту - законність, доцільність здійснення витрат,логічний зв’язок окремих показників. Після складання звіту необхідно розрахувати різницю між одержаною сумою авансу і фактично використаною сумою грошових коштів. Якщо сума, яка видана підзвітній особі,виявилася більшою, ніж фактично використані кошти, то в такому випадку залишок грошових коштів повинен бути повернутий у касу підприємства,але не пізніше 3 (трьох) робочих днів після повернення з відрядження; якщо ж працівник використав грошових коштів більше,ніж йому було видано у формі авансу, - різниця повинна бути відшкодована цьому при умові,що ця сума використана на цілі, передбачені у посвідчення про відрядження. Згідно п 1.5 розділу І Інструкції №59 за кожен день перебування працівника у відрядженні в межах України (включаючи день від’їзду і прибуття),враховуючи вихідні,святкові неробочі дні і час перебування в дорозі (разом із вимушеними зупинками), відрядженому працівнику виплачуються добові в межах норм, встановлених Постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99р №663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і закордон». Добові витрати відшкодовуються однією сумою. Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години і пізніше - наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи. Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим за рахунок добових. Порядок відшкодування відрядженому працівнику витрат на проїзд передбачено п 1.7 розділу І Інструкції №59, де вказується те,що витрати на проїзд до місця відрядження і в зворотну сторону відшкодовується в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом громадського користування (крім таксі) з врахуванням всіх витрат з покупкою проїзних документів і користування постільною білизною в поїздах і страхових платежів на всіх видах транспорту. У разі відрядження на службовому автомобілі витрати на паливно-мастильні матеріали відшкодовуються відповідно до діючих норм за кілометр пробігу і затвердженого маршруту. Крім цих, відрядженому відшкодовуються витрати на оплату вартості проїзду транспортом громадського користування (крім таксі) по місту в яке його відряджено (згідно з виправдними документами) і відповідно з маршрутом, узгодженим з керівником. Відшкодовуються також витрати, пов'язані з техобслуговуванням, паркуванням і стоянкою службового автомобіля. Закупівля паливно-мастильних матеріалів, техобслуговування, оплата стоянки у випадку поїздки у відрядження на власному автомобілі. Вище вказані витрати можуть бути компенсовані працівнику тільки з дозволу керівника підприємства. Відшкодування витрат на службові телефонні переговори проводиться в розмірах, погоджених з керівником. З дозволу керівника при наявності поважних причин і документу, який підтверджував би витрати, працівнику можуть бути відшкодовані витрати, які пов’язані з поверненням квитка на проїзд у поїзді,літаку чи інших транспортних засобах. До необхідних причин можуть бути віднесені можливі виклики з відрядження чи рішення про його відміну. При наявності виправдних документів підлягає відшкодуванню з наступним включенням до валових витрат підприємства оплата відрядженим працівникам телефонних рахунків,в яких повинні бути вказані номера телефонів,по яких здійснювалися дзвінки з метою відрядження і господарською діяльністю суб’єкта господарювання. Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, наданих на відрядження. 2.3. Документальне оформлення розрахунків з підзвітними особами. Порядок оформлення відряджень можна представити за таким алгоритмом: 1) Готується службова або доповідна записка про необхідність направлення працівника у відрядження (додаток 2). Керівником видається та підписується наказ (розпорядження) (додатки 3,4). Підприємство, що відряджає працівника, зобов'язане ознайомити його з кошторисом витрат. Кошторис витрат - це зведений план усіх витрат підприємства на плановий період. Зведений кошторис узгоджує всі витрати за основними розділами річного плану в грошовій формі (або з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною за довільною формою), а також з вимогами нормативно - правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження. 2) Оформити Посвідчення про відрядження і зробити в ньому відмітку про дату виїзду (додаток 5). 3) Зробити запис у Журналі реєстрації посвідчень про відрядження; 4) Ознайомити працівника зі складом витрат на відрядження та вимогами нормативних документів щодо Звіту за використання авансу на відрядження; 5) забезпечити авансом працівника у розмірах, встановлених нормативно – правовими актами. Розмір авансу визначається виходячи з витрат та на підставі Наказу про відрядження. Розрахунок авансу на відрядження проводиться бухгалтерією. У разі відрядження до держав, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи, до звіту також додаються завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника, відмітками про перетин кордону України і візою держави відрядження. Рис.5 відображає документальне оформлення розрахунків з підзвітними особами за відрядженнями. Рис.5 Документальне оформлення розрахунків з підзвітними особами за відрядженнями Облік працівників, які направляються у відрядження, ведеться в Журналі обліку працівників, які вибувають у службові відрядження. У ньому міститься наступна інформація: - прізвище, ім'я, по батькові відрядженого працівника; - дата і номер посвідчення про відрядження; - найменування організації, до якої відряджається працівник; - пункт призначення. Форма цього Журналу затверджена Інструкцією про службові відрядження в межах України і закордон. Ведення документів про відрядження покладається на кадровий підрозділ, а разі його відсутності призначається відповідальна особа. Журнал реєстрації відряджень виглядає так (рис.6): Журнал реєстрації відряджень № з/п Прізвище, ініціали Місце роботи та посада Місце відрядження Дата і номер наказу (розпорядження) Дата вибуття у відрядження Дата прибуття з відрядження 1 2 3 4 5 6 7 Рис.6 Журнал реєстрації відряджень. Для обліку грошових коштів, виданих підзвітним особам на адміністративно-господарські витрати застосовується та заповнюється уніфікованої форми «Авансовий звіт" (форма № АТ-1). Вона складається в одному примірнику підзвітною особою і працівником бухгалтерії. Авансовий звіт може складатися на паперовому та машинному носії інформації (додаток 1). На зворотному боці форми підзвітна особа записує перелік документів, що підтверджують зроблені витрати та суми по них (графи 1-6). Документи, додані до авансового звіту, нумеруються підзвітною особою в порядку їх запису в звіті. У бухгалтерії перевіряються цільове витрачання коштів, наявність виправдувальних документів, що підтверджують зроблені витрати, правильність їх оформлення і підрахунку сум, а також на зворотному боці форми вказуються суми витрат, прийняті до обліку (графи 7-8), і рахунки (субрахунки), які дебетуються на ці суми (графа 9). Реквізити, пов'язані з іноземною валютою (рядок 1а лицьового боку форми і графи 6 і 8 зворотного боку форми), заповнюються лише в разі видачі підзвітній особі грошових коштів в іноземній валюті відповідно до встановленого порядку. Перевірений авансовий звіт затверджується керівником або уповноваженою на це особою. Залишок невикористаного авансу здається підзвітною особою в касу організації за прибутковим касовим ордером. Перевитрата за авансовим звітом видається підзвітній особі за видатковим касовим ордером. На підставі даних затвердженого авансового звіту бухгалтерією відбувається списання підзвітних грошових сум у встановленому порядку. Наступна видача готівки підзвітній особі може здійснюватися тільки за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданим авансом. Якщо у підзвітної особи на руках залишилася сума невикористаних коштів, видача іншої підзвітної суми не допускається. Підзвітна особа зобов'язана повернути до каси організації суму невикористаного авансу. Передача виданих під звіт готівки однією особою іншій забороняється.