Документообіг як складова діловодства (ID:129084)

ВСТУП Практично будь-яка сфера людського життя пов’язана зі створенням і використанням документів. Документи відіграють винятково важливу роль у сфері соціально-економічного управління, так як прийняття та реалізація значної частини управлінських рішень пов’язані безпосередньо з ними. Документи являють собою специфічний предмет і результат управлінської діяльності. На межі ХХІ століття значно підвищилася увага до вивчення проблем управління. Зважаючи на те, що найважливішим носієм інформації в системі управління є документ, то найбільша увага концентрується саме на організації документообігу. Використання документів, зокрема електронних, якісно підвищує роботу у найрізноманітніших сферах діяльності. Так важливими для організації будь-якої галузі сферами є інформаційне та документаційне забезпечення управління. На сьогодні створюються нові можливості для його удосконалення, а також для підвищення ефективності роботи з документами. Актуальність дослідження. Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності. Важливою складовою організації роботи з документами є налагодження документообігу підприємства, зберігання документів та їх використання в поточній діяльності установи. Правильна організація документообігу на підприємстві впливає на оперативність, економічність, надійність функціонування підприємства в цілому. Тому-то тема документообігу як основної складової діловодства є дуже важливою в наш час. Адже при раціональній організації документообігу підвищується ефективність та продуктивність праці, скорочуються витрати, пов’язані з функціонуванням управлінського процесу, а також зменшуються затрати часу на пошук того чи іншого документа. Мета роботи. Дослідити поняття «документообігу» та його етапи як основної складової діловодства. .1.Поняття «документообігу» Організація роботи з документами управлінської діяльності, а також процеси документування називаються діловодством. Воно складається з двох основних процесів: документування та безпосередньої роботи з документами. Документування передбачає: складання проекту документа; погодження проекту документа; перевірка правильності оформлення; створення чистового зразка; підписання; реєстрацію. Організація роботи з документами включає: розгляд документа керівником; виконання документа; контроль за виконанням документа; формування справ; поточне зберігання і використання; передача на архівне зберігання; знищення документа. При цьому в діловодстві окремо розрізняють документальний потік (документообіг) – організована кількість документів (первинних та вторинних), функціонуючих (створюваних, поширюваних і використовуваних) у діловодному середовищі [2, с. 236-239]. Документообіг є важливою ланкою діловодства, визначає інстанції і швидкість руху документів. Головне правило документообігу - оперативний рух документів по найбільш перспективній дорозі з мінімальними витратами часу і праці. Основу документообігу дають організаційні документи: Статут, положення про структурні підрозділи, накази про розподіл обов’язків, інструкції по роботі з документами, інструкції з діловодства, схеми документопотоків, дороги проходження окремих видів документів. Документообіг включає три основні групи документопотоків: потік вхідних документів, потік вихідних документів та потік внутрішніх документів. Але кожна з цих груп може містити свої потоки документів (розподілені, наприклад, за видом). Основна вимога документообігу – це уникнення дублювання. Найважливішою характеристикою документообігу є його обсяг, який складається з кількості вхідних, вихідних та внутрішніх документів за визначений період часу. В залежності від обсягу організація документообігу поділяється на: централізовану, децентралізовану або змішану. А головне правило документообігу – це оперативність проходження документів найкоротшим та прямим шляхом з найменшими витратами часу.