Зміст
Вступ
1. Характеристика документаційної діяльності ВАТ „Азот”
1.1. Історія створення ВАТ „Азот”
1.2. Організація праці відділу кадрів, його завдання і функції
2. Організація кадрового діловодства на підприємстві
2.1. Документацій не забезпечення системи управління персоналом
2.2. Класифікація документації, що використовується в управлінні персоналом
Оформлення організаційно-кадрової документації
2.3. Статут організації
2.4. Правила внутрішнього трудового розпорядку
2.5. Штатний розклад
2.6. Оформлення положень про структурні підрозділи
2.7. Оформлення інструкцій організаційно-методичного призначення
2.8. Посадові інструкції
Оформлення окремих видів організаційних документів
2.9. Постанова
2.10. Вказівка
2.11. Накази з основної діяльності
РОЗДІЛ 3. Аналіз організаційної роботи кадрової служби на підприємстві ВАТ „Азот”
3.1. Склад документів, що необхідні при влаштуванні на роботу
3.2. Оформлення прийому робітника. 90 3.3. Встановлення випробувального терміну
3.4. Укладання трудового контракту (угоди)
3.5. Прийом на роботу по сумісництву
3.6. Укладання договору про матеріальну відповідальність
3.6.1. Типовий договір про повну і колективну матеріальну відповідальність
Порядок ведення і заповнення документів персонального обліку
3.7. Заповнення особової картки по обліку персоналу
3.8. Особливості заповнення особової справи державного службовця
3.9. Складання і оформлення наказів з особового складу
Документування руху особового складу
3.10. Переведення робітника на іншу роботу
3.11. Документація по оформленню службових відряджень
3.12. Оформлення відпустки
3.13. Документування звільнення робітника
Висновки та пропозиції
Список використаної літератури
Під час аналізу документів, що створюються на підприємстві „Азот”, ми відмітили,що ряд документів складаються та оформлюються без дотримання нормативних правил, втановлених „Інструкцією з діловодства”.
Досліджуючи порядок оформлення документів, ми встановили цілий ряд помилок при оформленні наступних документів:
1. Майже у всіх предоставлених додатках не дотримується робоча площа та береги документа.
Представлений нами формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги документа. ГОСТ 6.38-90 встановлює такі розміри берегів формуляра-зразка:
- лівого – 20 мм (8пробілів);
- правого – не менш ніж 8 мм (3-4 пробіли);
- верхнього – не менш ніж 10 мм (3-4 інтервали);
- нижнього – не менш ніж 8 мм (2-4 інтервали).
Якщо документ оформлюють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого докуменгта має становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місьцями (лівий - 8мм, правий – 20 мм), а верхній і нижній залишаються без змін.
В додатку №27 ми рекомендуємо службі діловодства додержуватися встановленого нами зразку, що відповідає державному стандарту.
2. Згідно «Інструкції з діловодства» - індекс (вихідний номер документа) друкують на сьомому положенні табулятора. В наших додатках порушено розміщення цього реквізиту, що говорить про низьку кваліфікацію і неосвіченість спеціалістів служби діловодства.
3. Збоку документознавства недодержані правила оформлення реквізитів.
Всі реквізити дуже розтягнені, що не відповідає існуючим деравним стандартам:
- підпис повинен друкуватися через 3-4 інтервали, а не через 6-8 у додатках, так як після підписання документу відповідаючою за інформацію особою, можна додрукувати зайву інформацію (дод.4,7,8,9).
4. На теперішній час вся інформація на Україні друкується на українській мові.є Але в багатьох розділах, розглядаючих нами документів, зустрічається використання русизму (дод. 6.8).
5. Важливим при укладанні управлінських документів, є правильне використання логічної дії: тези і аргументи повинні бути судженими, ясними, точно сформульованими, що в наших зразках не дотримується.
6. Складання і оформлення наказу регламентується інструкціями щодо роботи з документами, правилами про порядок складання проекту наказу та іншими правовими актами. В яких передбачено обов’язкове дотримання низки вимог і правил, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів, оперативне виконання їх, правильне та всебічне вирішення питання.
Розглядаючи накази з особового складу, що використовуються на ВАТ”Азот”,, нами виявлено відхилення від вимог, що вимагає Держстандарт тому ми пропонуємо у додатку №28 зразок вірного оформлення складного наказу, та подаємо пояснення щодо його написання:
- текст розпорядчої частини починають із зазначеної конкретної дії, вираженої дієсловом неозначеної форми, або із зазначення виконавця, прізвище якого друкують великим літерами, ім’я, по батькові звичайним шрифтом;
- зазначається посада, структурний підрозділ,
- зміст дії стосовно особи, про яку йдеться;
- в кінці кожного пункту має зазначатися підстава для його складання, що ми в додатках зустрічаємо дуже рідко;
- якщо текст документа має великий обсяг, або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, які нумеруються арабськими цифрами. В додатках 8,17 ці вимоги не дотримуються.
Зразок тексту складного наказу ми приведемо в додатку №28.
7. В додатку 2 „Положення про.” звернемо увагу на те, що:
- гриф «Погоджено» друкується в кінці документа;
- гриф «Затверджую» на 5 положенні табулятора;
- « Примітка» друкується від поля малими буквами, а текст її не повинен заходити під назву.[
Розроблений нами текст «Положення» представляємо на додатку 29.
Черкаське відкрите акціонерне тоавриство «Азот» - одне із провідних підприємств України і займає стабільне становище на внутрішньому і міжнародному ринках хімічної продукції, завдяки обраному курсу на модернізацію виробництва, поліпшення якісного рейтингу, розширення співробітництва із зарубіжними партнерами. Тому ведення управлінської документації на такому великому підприємстві має бути на високому рівні і проводитися висококваліфікованими, знаючими свою справу спеціалістами
З метою покращення діловодства, рекомендуємо додержуватися державних стандартів при оформленні організаційних документів, та більш ретельне впровадження в практику роботи «Інструкції з діловодства».
Перелік графічного матеріалу
Мал.1 Структура законодавчої і
нормативної бази діловодства
Формуляр і структура правил внутрішнього р розпорядку організації
Мал 2. Оперограма підготовки і видання наказу
Мал.3. Послідовність документування при
прийомі не роботу
Мал.4 Послідовність документування переведення робітника на іншу посаду
Мал.5 Послідовність документування звільнення робітника
Магістр