Зміст
Вступ
Розділ і загальні відомості про установу
Розділ іі технологія проведення переговорів
2.1 підготовка до ділової зустрічі
2.1.2 Зустріч закордонної делегації
2.1.3 Розміщення в автомобілях та приїзд делегації
2.1.4 Напередодні ділової зустрічі
2.1.4.1 Предмет ділової зустрічі
2.1.4.2 Місце проведення переговорів
2.1.4.3 Часові межі
2.1.4.4 Кількість учасників
2.1.4.5 Матеріали для обговорення
2.1.5 Підготовка приміщень
2.1.6 Розсадження учасників за столом переговорів
2.1.7 Змістовна підготовка переговорів
2.1.8 Офіційна мова
2.2 прийом контрагентів в олександрійській міській раді
2.2.1 Організація прийому і порядок роботи з іноземцями (за інструкцією)
2.2.2 Службове листування: облік, звітність контроль і відповідальність
Розділ ііі документи дипломатичного характеру
3.1 ділове листування
3.1.1 Службові листи
3.1.2 Листи до іноземних партнерів
3.1.3. Оформлення змінних реквізитів
3.2 контракти у зовнішньоекономічній діяльності
3. 2.1 Зовнішньоекономічний договір
3.3 загальні вимоги до тексту та мови дипломатичних документів
Висновки
Список викоритсаної літератури
При виконанні дипломного проекту було розглянуто і проаналізовано принципи ведення ділових переговорів з іноземними партнерами, документи дипломатичного характеру. Під час дипломного дослідження було проведено роботу щодо вивчення техніки та з’ясування тонкостей проведення ділових переговорів, особливостям прийому іноземних партнерів в Олександрійській міській Раді, розгляду документів дипломатичного характеру, що створюються у діяльності цієї установи.
При підведенні підсумків щодо техніки ведення переговорів зроблено такі висновки.
Одним із етапів до підписання найважливіших документів є переговори, які повинні бути ретельно спланованими. Повинна бути вироблена стратегія спілкування на переговорах з діловими партнерами, і саме після цього відкриється формула “блискучого” проведення переговорів.
Критеріями результатів взаємодії, крім досягнення бажаної оцінки, виступають фактори, що відображають ресурсні витрати учасників: час, ступінь напруженості і характер відносин між ними.
Для того, щоб провести переговори на найвищому рівні потрібно врахувати все до найменших дрібниць.
Перш за все потрібно як слід підготуватися до ділової зустрічі, визначити мету візиту, підготувати програми перебування делегації в країні (загальну та детальну) та визначити відповідальних виконавців.
Зустріч закордонної делегації (привітання, представлення) провести за протокольними правилами, враховуючи особливості та традиції, що склалися в країнах, звідки завітали представники.
Напередодні ділової зустрічі потрібно визначити усі важливі організаційні моменти зустрічі, як то предмет ділової зустрічі (питання, що виносяться на обговорення, тематичні рамки переговорів, перелік проблем), місце проведення (у своїй фірмі, на фірмі партнера, на нейтральній території чи дистанційно), часові меж (правильний вибір часу і дня тижня), кількість учасників (в залежності від складності переговорів і рівня представництва), матеріали для обговорення та підсумкові матеріали (рекомендації щодо питань, які будуть розглядатися, проекти угод, протоколів чи договорів, проекти резолюцій чи угод про наміри, дані про кон’юнктуру партнера).
Змістовна підготовка переговорів повинна охопити розв’язання таких питань як аналіз проблеми та оцінка ситуації, формування загального підходу, визначення переговорної позиції, формування пропозицій.
Зустріч з іноземними партнерами потрібно проводити у спеціально підготовлених приміщеннях, чим займаються спеціалісти або спеціально призначені працівники установи. Розміщувати членів делегації за столом переговорів слід з урахуванням рангів та службового становища.
Також потрібно завчасно вирішити питання про офіційну мову переговорів.
Проаналізувавши діяльність Олександрійської міської Ради щодо порядку проведення ділових переговорів можна відмітити наступне.
Організація прийому і порядок роботи з іноземцями в даній установі здійснюється згідно положень “Інструкції про організацію прийому іноземців”.
Організацію прийому і порядок роботи з іноземцями координує відділ соціально інформаційної політики міської Ради, у якому розробляються програми прийому і роботи з партнерами, плани забезпечення режиму секретності на період перебування гостей. Контроль за виконанням планів забезпечення режиму секретності здійснює спеціаліст по кадрах міської Ради.
Приймає іноземних партнерів та проводить з ними роботу міський голова.
Про виконання програм прийому і роботи з іноземцями, працівниками, відповідальними за дану роботу, складаються звіти та подаються у відділ соціально-інформаційної політики, після чого про їх зміст доповідають голові міської Ради.
При підведенні підсумків розділу третього розділу, де викладено загальні вимоги до тексту та проведено аналіз документів дипломатичного характеру можна відмітити таке:
- при складанні дипломатичних документів потрібно враховувати, що найважливіша особливість полягає у тому, що вони призначені для сприймання не лише вітчизняного читача, а й зарубіжного, який може дотримуватися інших поглядів, понять, політичної мови;
- тексти дипломатичних документів повинні мати структуру, до якої входять: протокольна формула, смислове ядро, аргументацій на частина, смислове ядро, аргументацій на частина, викладення факту;
- мова дипломатії має свою специфіку мови, як-то мова, якою ведуться офіційні дипломатичні зносини, складаються міжнародні договори та сукупність спеціальних термінів і виразів, що становлять загальноприйнятий дипломатичний словник;
- складені в документи не повністю відповідають встановленим стандартами вимогам;
- неправильне розташування окремих реквізитів (посилання на додатки) та відсутність деяких з них;
- недотримання вимог щодо розміру інтервалів;
- має місце неуважність при складанні.
У ході написання роботи нами було висловлено персоналу Олександрійської міської Ради ряд рекомендацій з метою удосконалення ведення діяльності:
- усі положення повинні складатися згідно з чинним законодавством;
- бути уважнішими при складанні документів, дотримуватися логіки викладення і видавати їх згідно з вимогами стандартів.
Викладений матеріал та рекомендації можуть бути корисними при веденні переговорів та складанні документації як в Олександрійській міській Раді, так і на інших підприємствах, де має місце подібна документація.
Магістр