Документування в органах районної державної адміністрації (ID:26270)

Вступ Розділ1 місце тальнівської районної державної адміністрації в системі органів виконавчої влади 1. Органи виконавчої влади як різновид державних органів 2. Система органів виконавчої влади 3. Районна державна адміністрація - складова частина системи органів виконавчої влади Розділ2 характеристика організаційно-розпорядчої документації та технологія роботи з документами в тальнівській районній державній адміністрації 1. Складання та оформлення організаційно-розпорядчої документації в секретаріаті тальнівської районної державної адміністрації 1.1 оформлення бланків документів 1.2 оформлення реквізитів документів 2. Аналіз документів, що створюються та використовуються в процесі управлінської діяльності районної державної адміністрації 2.1 регламент 2.2 розпорядження 2.3 положення 2.4 інструкції 2.5 листи 2.6 план 2.7 заходи 2.8 оформлення кадрових документів 3. Мовні особливості організаційно-розпорядчої документації 4. Організація діловодства в районній державній адміністрації 4.1. Організація документообігу 4.1.1 проходження та порядок виконання вхідних документів 4.1.2 порядок оброблення та надсилання вихідних документів. Робота з внутрішніми документами 4.1.3 організація прийому - передачі документів 4.1.4 облік об’єму документообігу 4.2 реєстрація документів 4.2.1 загальні положення. Індексація документів. Форми реєстрації документів 4.2.2 систематизація реєстраційних карток та організація довідкових картотек 4.3 контроль за виконанням документів 4.3.1 організація контролю за виконанням документів 4.3.2 здійснення контролю за виконанням документів 4.4 складання номенклатур та формування справ 4.5 підготовка справ до зберігання та використання 4.6 діловодство за пропозиціями, заявами та скаргами громадян Розділ3 пропозиції, щодо вдосконалення роботи з документами Висновки Список використаної літератури Державна адміністрація є складовою частиною єдиної системи органів виконавчої влади. Вона підпорядковується Президентові України, Кабінетові Міністрів України, а також обласній державній адміністрації.Аналіз об’єкту показав, що діяльність виконавчих органів регламентована рядом законодавчих та нормативних актів.Голова райдержадміністрації формує адміністрацію, визначає обов’язки заступників, координує їх роботу.До складу адміністрації входять: секретаріат, управління, відділи та інші підрозділи, які створює, реорганізовує, ліквідовує голова адміністрації.Організаційне, правове, матеріально-технічне забезпечення діяльності адміністрації здійснює секретаріат, який очолює заступник голови адміністрації з питань організаційної та кадрової роботи.Структурні підрозділи адміністрації діють на основі положень про них, затверджених головою адміністрації і відповідними органами виконавчої влади вищого рівня.Планування роботи адміністрації є основним засобом організаційного забезпечення її діяльності. План роботи адміністрації складається на квартал.Основною функцією райдержадміністрації -є організація виконання актів законодавчої та виконавчої влади і здійснення контролю за їх виконанням.Чітке і своєчасне їх виконання досягається через: видання власних розпоряджень; надсилання виконавцям копій відповідних актів, планів організації виконання документів; складання і надсилання виконавцям заходів, доручень голови адміністрації по реалізації документів; публікації у місцевій пресі актів законодавчої та виконавчої влади, які стосуються загальних питань.Відповідальність за організацію виконання документів несуть заступники голови адміністрації, згідно з розподілом обов’язків, та керівники структурних підрозділів адміністрації, які в резолюціх визначені першими, або яким доручено виконання.Відповідальність за виконання документів несуть посадові особи, на яких покладено контроль за виконанням або до компетенції яких входить вирішення завдань, що є в документах, особи, визначені в резолюціях керівництва адміністрації, а також безпосередні виконавці.Координації роботи по контролю за виконанням документів здійснює заступник голови адміністрації з питань організаційної та кадрової роботи.Оперативний і технічний контроль за своєчасним та якісним виконанням і інформуванням органів вищого рівня здійснюють: документів, що надійшли з органів вищого рівня - загальний відділ секретаріату; розпоряджень голови адміністрації, затверджених ним робочих планів, заходів - організаційний відділ секретаріату; доручень голови адміністрації по реалізації законодавчих актів, що стосуються діяльності структурних підрозділів адміністрації - відділ юридичний та по роботі із зверненнями громадян секретаріату. Виконані документи знімаються з контролю головою адміністрації.Голова райдержадміністрації в межах повноважень, на основі та на виконання законодавства видає розпорядження.Стосовно організації діловодства в райдержадміністрації слід сказати, що робота адміністрації ведеться державною мовою.Діловодство в структурних підрозділах адміністрації здійснюється згідно з вимогами Єдиної державної системи діловодства та Інструкції по діловодству в Тальнівській райдержадміністрації.Проходження вхідних та внутрішніх документів здійснюється через загальний відділ секретаріату адміністрації. Службові документи виконуються у визначені головою та заступниками голови терміни, в разі відсутності останніх - впродовж місяця з дня реєстрації в загальному відділі.Контроль за виконанням службових документів покладається на заступників голови, керівників структурних підрозділів адміністрації.Службові документи знімаються з контролю головою адміністрації.Службові документи за попередній рік формуються у справи відповідно до номенклатури, передаються в загальний відділ, який забезпечує їх тимчасове зберігання та використання згідно з визначеним Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів порядком.Автором було досліджено роботу загального відділу секретаріату Тальнівської райдержадміністрації. Відділ створюється для організаційно-технічного і господарського обслуговування апарату голови адміністрації, забезпечення чіткої організації діловодства в ньому, організації прийому громадян, контролю за строками продовження та виконання документів, надання методичної допомоги в організації роботи по веденню діловодства відділами і управліннями адміністрації.Загальний відділ відповідно до покладених на нього завдань: здійснює ведення діловодства в секретаріаті райдержадміністрації; виконує операції, пов’язані з прийомом, реєстрацією та відправкою кореспонденції; забезпечує контроль за виконанням документів; систематично інформує керівництво адміністрації про хід виконання; складає номенклатуру справ секретаріату адміністрації, забезпечує контроль за правильністю формування справ; здійснює оформлення, облік і зберігання протягом установленого строку розпоряджень голови адміністрації, готує і здає справи до державного архіву; забезпечує організаційно-технічне обслуговування громадян, веде облік пропозицій, заяв та скарг громадян, контролює строки їх розгляду; забезпечує культуру діловодства, впровадження наукової організації праці, комп’ютеризації, засобів організаційної техніки в секретаріаті адміністрації, сприяє підвищенню ділової кваліфікації працівників відділів та управлінь райдержадміністрації; здійснює контроль за правильністю користування документами в секретаріаті, готує довідки, звіти з питань діловодства. Відділ при вирішенні питань, які належать до його відання, взаємодіє з іншими структурними підрозділами адміністрації.Загальний відділ секретаріату райдержадміністрації очолює завідуючий, який призначається і звільняється на підставі розпорядження голови адміністрації.Завідуючий загальним відділом: керує діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань, забезпечує виконання перспективних і поточних планів роботи відділу; визначає завдання і розподіляє обов’язки між працівниками відділу, забезпечує підвищення їх ділової кваліфікації; затверджує, за погодженням з головою адміністрації, посадові інструкції працівників відділу; вносить на розгляд голови адміністрації пропозиції з питань, що належать до компетенції відділу.Виходячи з аналізу об’єкту дослідження, автор запропонував ряд заходів для поліпшення документаційної діяльності установи, зокрема: схеми руху документів, рекомендації по оформленню документів.