Документне забезпечення діяльності Звенигородської міської ради та її виконавчого комітету (ID:26275)

Вступ Розділ 1 Характеристика діяльності Звенигородської міської ради та її виконавчого комітету 1.1 Сутність, мета і повноваження Звенигородської міської ради 1.2 Структура міської ради Розділ 2 Документне забезпечення діяльності Звенигородської міської ради та її виконавчого комітету 2.1 Організація діловодства в Звенигородській міській раді. Типова професійно-кваліфікаційна характеристика посади спеціаліста з організаційної діяльності виконкому 2.2. Аналіз номенклатури справ Звенигородської міської ради 2.3 Особливості документообігу в Звенигородській міській раді 2.4 Архівне зберігання документів 2.5 Організація прийому відвідувачів та робота з письмовими зверненнями громадян 2.5.1 Правила ведення прийому відвідувачів 2.5.2 Аналіз ведення прийому відвідувачів у Звенигородській міській раді 2.5.3 Робота з письмовими зверненнями громадян 2.5.4 Аналіз роботи з письмовими зверненнями громадян у Звенигородській міській раді 2.6 Характеристика формування документів 2.7 Стан використання сучасних технологій програмних засобів, комп’ютерних мереж Розділ 3 Мовні особливості розпорядчих документів Звенигородської міської ради 3.1 Аналіз викладу матеріалу та логічної побудови тексту розпорядчих документів 3.2 Особливості використання різних частин мови у тексті розпорядчих документів 3.3 Власні іменники у рішеннях та розпорядженнях 3.4 Синтаксичні особливості побудови тексту розпорядчих документів Розділ 4 Рекомендації щодо вдосконалення документного забезпечення діяльності Звенигородської міської ради та її виконавчого комітету 4.1 Створення шаблонів бланків документів засобами MS Word, MS Excel 4.2 Аналіз нормативно-правових документів по електронному документообігу 4.3 Пропозиції щодо впровадження електронного документообігу Висновки Список літератури У ході цього дослідження було вивчено: - організаційно-структурну схему Звенигородської міської ради; - склад нормативних документів, які регламентують організацію діловодства в Звенигородській міській раді; - особливості документообігу в ній; - стан використання сучасних технологій програмних засобів. Проведено аналіз за такими напрямками: - документаційне забезпечення управлінської діяльності Звенигородської міської ради та її виконавчого комітету, його структура; - мовні особливості розпорядчої документації, яка створюється в процесі управлінської діяльності Звенигородської міської ради та її виконавчого комітету; - використання комплексу програмних засобів та їх роль у процесі створення документації; - значення нормативно-правових документів по врегулюванню електронного документообігу. Випускне дослідження показало, що документне забезпечення діяльності установи становить основу управління. В сучасних умовах для покращення ефективності управління необхідно приділяти достатньо уваги удосконаленню роботи з документами, так як будь-яке управлінське рішення базується на інформації, що зафіксована у службовому документі. Організація роботи з документами істотно впливає на якість роботи апарату управління. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності вцілому. Ділова інформація – це різного роду документи, дослідження показало, що 75% робочого часу працівників установи затрачається на їх підготовку, супровід, заповнення і передачу. По даним ISO (International Standards Organization) [8] управління документами є одним із головних факторів конкурентноздатності будь-якого підприємства. Документи в Звенигородській міській раді укладаються згідно з узаконеними нормами та правилами, які є стабільними для даних видів документації і відповідають наступним вимогам: - не суперечать чинному законодавству держави, нормам юридичного та адміністративного права, директивним положенням конкретних керівних органів; - видаються лише відповідними повноваженими органами або службовими особами згідно з їх компетенцією (рішення – виконавчим комітетом та міською радою, розпорядження – міським головою та ін.); - відповідають своєму призначенню, назві й укладаються за встановленою формою; - достовірні, переконливі і відповідають меті та завданням діяльності міської ради (базуючись на фактах, містять конкретні й змістовні пропозиції, вказівки); - належним чином відредаговані (грамотні) й оформлені, хоча не завжди дотримуються вимоги щодо розташування реквізитів у даному виді документа, придатні для тривалого зберігання; - роблять процес управління стабільним, передбачуваним і результативним. Матеріал у даних документах викладається у логічній послідовності, дотримуючись вимог, в яких полягає специфіка офіційно-ділового стилю. Можна вважати, що для розпорядчих документів властиві такі морфологічні ознаки: мінімальне вживання прислівників (в зв'язку з відсутністю оцінних характеристик), особових займенників (предмети переважно називаються, а не вказуються займенниками), відсутність вигуків; значна кількість іменників і дієслів, досить велика кількість дієприслівників, які задовольняють вимогу “компактності” викладу матеріалу. Часто в документах вживаються власні іменники. Їх написання відповідає вимогам правопису. Рішення і розпорядження мають специфічний синтаксис. У Звенигородській міській раді процес управління здійснюється шляхом руху документів і пов’язаних з ними доручень та звітів. Цей процес упорядкований, відпрацьований та має досить високий рівень налагоджених зв’язків між структурними ланками. Але для удосконалення роботи по створенню та руху документів, покращення процесу управління установою та прискорення інформаційних процесів в ній, доцільно провести впровадження системи автоматизації документообігу, адже особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у широкому застосування комп’ютерних технологій оброблення та друкування документів та використанні раціональних прийомів роботи.