Управління проектами та програмами. Реструктуризація підприємства (ID:191800)

1.1. Сутність та характеристика системи управління проектами Діяльність, щодо управління проектами та програмами припадає на 30-і роки минулого століття, вона пов'язана з розробкою спеціальних методів ко¬ординації інжинірингу (англ. engineering) великих проектів у США: авіаційних в US AirCorporation та нафтогазових у відомій фірмі Exxon. Формування сучасної концепції управління проектами (УП) припало на середину 50-х років в США, а в 60-х роках даний вид діяльності почав розвиватися на Заході. За останні 70 років управління проектами або розвиток проект-менеджменту (анг. Project Management) сформувалось як самостійна професійна сфера, як комплексна дисципліна, що дозволяє впроваджувати проекти різного роду та масштабів за допомогою спеціальних методів. У 1937 році американським ученим Лютером Гуликомбула здійснена перша розробка з матричній організації керівництва та здійснення складних проектів. Практичне застосування вона вперше отримала в 1953-54 pp. в Офісі спільних проектів повітряних сил США та в Офісі спеціальних проектів з озброєння, а далі в 1955 р. — в Офісі спеціальних проектів морського флоту США[38с.94]. У 1956 році компанія "Дюпон де Немур" (DuPontdeNemoursCo) утворила групу для розробки методів та засобів Управління проектами, а пізніше до цих робіт приєднався дослідний центр UNIVAS та фірма Remington Rand. Слід зазначити, що ними був розроблений метод критичного шляху (СРМ − англ. Critical pathmethod) з програмною реалізацією на ЕОМ, який успішно було апробовано на заводі хімічного волокна в м. Луісвіллі, штат Кентуккі. Слідом за СРМ для програми( "Поларис' ХШNavy), була розроблена та апробована система сіткового (мережевого) планування, PERT (англ. Program (Project) Evaluationand Review Technique) та СРМ які використовувались для планування робіт, оцінки ризику, контролю вартості та управління ресурсами для великих військових та цивільних проектів в США. Системний підхід до управління проектами за стадіями життєвого циклу був сформульований у 1959 році комітетом Андерсена, що сприяло виходу узагаль¬нюючої статті з управління проектами в Gaddis в Harvard Business Review. У 60-х роках отримала значного поширення сфера застосування мережевих методів та засобів оптимізації вартості для PERT та СРМ, щодо розробки пакетів програм для управління проектами та створено перші системи контролю. Мережеві методи знайшли і у Європі, отримала розвитку організа¬ційна інтеграція. Слід зазначити і про розробку цілісної системи матеріально-технічного забезпечення та системи GERT (Graphical Evaluationand Review Technique – альтернативного ймовірнісного методу мережевого планування), який отримав законодавчу підтримку. Техніка мережевого аналізу та її комп'ютерні складові вперше вводяться в навчальних закладах США та розробляються методи управління конфліктами, проблеми керівника проекту та команди проекту, організаційні структури управління проектами. Варто звернути увагу на дослідження Петера Левене, який зводить проблеми Управління проектами та їх забезпечення (фінансами та іншими ресурсами) до єдиного цілого. У практичній діяльності застосовують методи управління змінами та управління якістю проектів, що дозволило ефективніше управляти інноваційними проектами. В окрему дисципліну було виокремлено сферу Управління проектами, що дало широкі можливості простіше та ефективніше використовувати методи та засоби управління ними, такі, як: планування, складання графіків робіт, контроль та аналіз часу, вартості, ресурсів та ін. Дані методи отримали використання на усіх рівнях управлінської діяльності. Огляд зарубіжної літератури свідчить, що даний напрям сформувався, як самостійна міждисциплінарна сфера професійної діяльності. Як показує історичний досвід , у 1990 році особливої актуальності набули проблеми, щодо подальшого розвитку управління проектами та програмами. У 1991 році вийшла у світ колективна праця, підготовлена національною асоціацією ІН-ТЕРНЕТ Німеччини, у якій було узагальнено багаторічний досвід з управління проектами у Німеччині, з урахуванням світових досягнень цієї сфери. Пізніше знайшло продовження розвитку нових напрямків УП: початок трансферту знань та досвіду УП в посткомуністичних країнах та країнах третього світу, усвідомлення можливостей та корисності застосування УП усоціальних та економічних проектах, великих міжнародних проектах, та їх використання при управлінні реформами, тощо. На сучасному етапі характерною особливістю ефективного управління проектами є, використання сучасних програмних засобів, оскільки спостерігається зростання кількості проектів, частота їх виконання та обсяги інформації. У світі розроблено кілька сотень систем, які реалізують функції календарного планування і контролю проектів. Найпо¬ширенішими системами на сьогодні можна вважати : Microsoft Project, open Plan Professional, Spider Project, Sure Trek Projec Manager та багато інших програм. Увсьомусвітііснуютьсвоїнаціональні, атакожміжнародніоб'єднаннятаорганізації[26с.44]. В результаті комплексних економічних перетворень, які відбуваються в Україні,створюються нові,впроваджуються існуючі моделі та механізми побудови сучасних економічних відносин як у державі, так і на підприємствах. Відповідно, будь-який підприємниць розуміє , що для подальшої прибуткової діяльності, насамперед, необхідно досконало управляти воробничо - господарською діяльністю. Необхідність управління проектами, а саме необхідність координації використання людських та матеріальних ресурсів протягом життєвого циклу проекту за допомогою сучасних методів і техніки управління для досягнення відповідного рівня прибутків учасників проекту, високої якості продукції, пов’язана з масовим зростанням масштабів і складності проектів, вимог до термінів їх здійснення, якості виконуваних робіт. Основні чинники, що зумовили виникнення системи управління проектами нами зображено нарис.1.1. Рис. 1.1. Чинники, які зумовили виникнення системи управління проектами [36с]. Як показали дослідження початком розвитку управління проектами було створення ученими розробки методів календарного планування з використанням циклограм. Одними з перших методів управління були розроблені на Заході методи сіткового планування, перші комп’ютерні програми оптимізації процесу управління[12с.142]. Згідно із законом Лермана будь-яку технічну проблему можна розв'язати, маючи час і гроші. Проте наслідок цього закону уточнює: "Вам ніколи не вистачатиме або часу, або грошей" [68с.34]. Саме з такою метою було розроблено методику управління діяльністю на основі проекту. Дамо таке авторське визначення сутності поняття: «управління проектами» –не ефективна діяльність, яка спрямо¬вана на реалізацію проекту з максимально можливою ефективністю при заданих обмеженнях щодо часу, коштів (ресурсів) і якості кінцевих результатів. Фахівці Інституту управління проектами (США) запропонували таке тра¬ктування терміна «управління проектом» :це мистецтво керувати й коорди¬нувати людські та матеріальні ресурси протягом життєвого циклу проекту, застосовувати системи сучасних методів і техніки управління та мінімізації ризиків для досягнення визначених у проекті результатів за складом і обсягами робіт, вартістю, часом, якістю та задоволенням учасників [42с.98]. На сьогодні управління проектами – це визнана у всьому світі методо¬логія вирішення організаційно-технічних проблем, це філософія керівництва проектами. Умови ринку стають більш вибагливими, підвищуються темпи змін, що відбуваються тощо. Як показав аналіз літературних джерел, управління проектами – це процес управління командою, ресурсами проекту за допомогою спеціальних методів та прийомів з метою успішного здійснення поставленої цілі[46с.145]. На нашу думку досить важливим елементом є оточення проекту, тобто середовище в якому він виникає, існує і завершується. Під оточенням проекту, слід розуміти фактори впливу на його підготовку та реалізацію, які можна класифікувати, як внутрішні так і зовнішні. До внутрішніх факторів належать чинники, які впливають на організацію проекту, є розподілом прав, відповідальності та обов’язків між учасниками проекту. До зовнішніх факторів відносять політичні, економічні, соціальні, психологічні, правові, науково-технічні, культурні, екологічні, тощо. До політичних чинників належать: політична стабільність, підтримка проекту державними установами, міжнаціональні взаємини, рівень злочинності, міждержавні стосунки тощо. До правових стабільність законодавства, дотримання прав людини, прав власності, прав підприємництва. До економічних – структура внутрішнього валового продукту, умови регулювання цін, рівень інфляції, стабільність національної валюти, розвиненість банківської системи, стан ринків, рівень розвитку підприємництва і т.д. Важливим при визначенні оточення проектів є рівень розвитку фундаментальних та прикладних наук, рівень інформаційних та промислових технологій, рівень розвитку енергетики, транспорту, зв’язку, комунікацій тощо[36с.15]. Учасниками управління проектами є юридичні або/та фізичні особи, які зобов’язанні виконати деякі дії, передбачені проектом, та інтереси яких будуть задіяні при реалізації проекту. До числа учасників можуть входити інвестори, банки, підрядчики, постачальники, гуртові покупці продукції, лізингодавці та інші фізичні чи юридичні особи. Автором головної ідеї проекту, його попереднього обґрунтування є ініціатор проекту. Ділова ініціатива по здійсненню проекту, як правило, належить замовнику. Замовник – це зацікавлена сторона в здійсненні проекту, майбутній власник та користувач результатів проекту. Він визначає основні вимоги та масштаби проекту, забезпечує фінансування проекту за рахунок власних коштів або коштів інвесторів, укладає угоди з виконавцями проекту, несе відповідальність по цих угодах та в цілому за проект перед суспільством та законом, керує процесом взаємодії між учасниками проекту[46с.138]. Структуру учасників проекту серед яких може бути держава, зображено на рис.1.2. Рис. 1.2. Структура учасників проекту[46с.137]. Якщо інвестор, тобто та сторона проекту, яка забезпечує його фінансування, не є замовником, то вкладення коштів у проект можуть здійснювати банки, інвестиційні фонди та інші кредитні організації. Тобто вони вступають у договірні відносини із замовником, контролюють виконання контрактів, здійснюють розрахунки з іншими сторонами по мірі виконання робіт. Ціллю інвесторів є максимізація прибутку на свої інвестиції від реалізації проекту. Вони є повноцінними партнерами проекту й власниками всього майна, яке придбане за рахунок інвестицій до того часу, поки не будуть виплачені всі кошти по контракту (кредитному договору) із замовником. Свої повноваження по керівництву роботами зі здійснення проекту, а саме планування, контролю та координації робіт всіх учасників проекту, замовник та інвестор делегують керівнику проекту. Склад функцій та повноважень керівника проекту визначається контрактом із замовником. Перед керівником та його командою ставиться завдання організації та координації робіт протягом життєвого циклу проекту, до досягнення поставлених цілей та результатів при дотриманні встановлених термінів, бюджету та якості[6 с.35]. Команда проекту– це специфічна організаційна структура, яку очолює керівник проекту. Вона створюється на період здійснення проекту і завданням її є здійснення функцій управління проектом. Склад команди залежить від характеристик проекту, а саме від його масштабу, складності тощо. Членами команди є: інженер проекту, керівник контрактів, контролер проекту, бухгалтер проекту, керівник відділу матеріально-технічного забезпечення, керівник робіт із проектування, керівник виробництвом (будівництвом тощо), адміністративний помічник. Крім того, учасниками проекту є: контрактор, або генеральний контрактор (сторона, яка бере на себе відповідальність за виконання робіт по контракту), субконтрактор (вступає в договірні відносини з контактором чи субконтрактором більш високого рівня), координатор робіт по експлуатації, проектувальник (юридична особа, що виконує за контрактом проектно-дослідницькі роботи в межах проекту), генеральний підрядчик (юридична особа, чия пропозиція прийнята замовником, несе відповідальність за виконання робіт відповідно до умов контракту), ліцензори (організації, що виділяють ліцензії на право володіння земельною ділянкою, проведення торгів, виконання окремих робіт тощо), постачальники, органи влади, власник земельної ділянки, виробник кінцевої продукції проекту, споживачі продукції[6 с.54]. На здійснення проекту можуть впливати й інші сторони з оточення проекту, які можуть бути віднесені до учасників проекту, це: конкуренти основних учасників проекту, спонсори проекту, різні консалтингові, юридичні, посередницькі організації, що залучені в процес здійснення проекту. Важливим елементом управління проектами є своєчасна та точна підготовка проектних матеріалів. Для того щоб урахувати обмеження в часі, застосовують методи побудови й аналізу сіткових та календарних графіків робіт. Обмеженнями щодо коштів управляють за допомогою методів формування фінансового плану (бюджету) проекту та контролю за ним. Для виконання та ресурсного забезпечення робіт застосовують спеціальні методи управління людськими й матеріальними ресурсами, наприклад матрицю відповідальності, діаграми завантаження[34с.149]. Керівники проектів відповідають за терміни, кошторис і якість результату робіт. Відповідно до узвичаєного принципу управління проектами вважається, що ефективне управління термінами робіт - ключ до успіху за всіма трьома показниками. Обмеження проекту в часі найкритичніші. Якщо терміни виконання проекту зриваються, імовірними наслідками є перевитрата коштів і недостатній рівень якості робіт. Тому в більшості методів управління проектами основний акцент робиться на календарному плануванні робіт і контролі за дотриманням календарного графіка. 3 трьох основних обмежень проекту найважче контролювати обмеження за якісними результатами проекту, оскільки завдання часто важко формулювати й контролювати. Для розв'язання зазначених проблем застосовують методи управління якістю робіт[9с.242]. Таким чином Управління проектами і програмами основною функцією має оптимізацію руху фінансових потоків, ефективне вирішення матеріальних та фінансових проблеми, які виникають між суб'єктами господарської діяльності при реалізації проекту.Відповідіна запитання, щодо ефективного управління цими відносинами,власне дає зміст управління проектом. Успішність виконання підприємницького проекту визначається тим, наскільки ефективно виконується досягнення його цілі особами, що працюють над його реалізацією за погодженим і цілеспрямованим розвитком усіхпроцесів, що забезпечують ефективне управління ним. Сутність і зміст поняття «проект» можна визначити як взаємозв’язану систему багатьох елементів, зв'язки між якими , виникають і розвиваються упросторі та часі, а також забезпечують процес його реалізації. Погодимось із думкою тих авторів які категорію управління проектамивизначають як: цілісну систему становлення, управління, регулювання і розвитку взаємозв'язків між діючими елементами проекту, які забезпечують досягнення його кінцевої мети. Реалізація значної кількості проектів залежить від кількості та правильності розподілу і використання ресурсів, звідки виникає проблема, щодо оптимального управління ними. Однак, управління процесами використання ресурсівєскладовоючастиною питання управління проектами і програмами, що і забезпечує комплексний підхід до управлінської діяльності. Отже, зробимо висновок про те, що управління є непростим видомпідприємницької діяльності та зокрема діяльності із забезпечення управління, щодо реалізації проектів, як керованої та керуючої підсистеми суб'єктів.