Зразок роботи
РОЗДІЛ1. ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ В УПРАВЛІННІ ПІДПРИЄМСТВОМ: ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ
1.1 Сучасний стан та законодавче врегулювання електронного документообігу в Україні
На сьогодні одним із пріоритетів України є розвиток інформаційного суспільства, яке можна визначити як орієнтоване на інтереси людей, відкрите для всіх і спрямоване на формування інноваційної моделі розвитку високотехнологічного суспільства. Кожен громадянин має можливість створювати і накопичувати інформацію та знання, мати до них вільний доступ, користуватися та обмінюватися ними.
Однією із форм створення, накопичення і обміну інформацією є електронний документообіг. Тому актуальним завданням в Україні є розвиток інфраструктури електронного документообігу.
Для чіткості подальшого викладу зазначимо, що під поняттям «електронний документообіг» відповідно до закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» [2], розуміють сукупність процесів створення, опрацювання, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності і в разі необхідності – з підтвердженням факту одержання таких документів [2].
Також будь-який документ повинен бути ідентифікований певною юридичною або фізичною особою, що його створила. В паперових документах використовують підпис і печатку, а для електронних документів запроваджено електронний підпис. Такий реквізит – це дані про особу, наведені в електронній формі, які додаються або логічно сполучені з електронним документом і слугують для ідентифікації документа» [8].
Відповідно до закону України «Про електронний цифровий підпис», під поняттям «електронний цифровий підпис» (ЕЦП) розуміють, аналог власноручного підпису, що є засобом захисту інформації, що забезпечує можливість контролю цілісності і підтвердження достовірності електронних документів [3].
Для впровадження електронного документообігу (ЕД) перед органами влади, передусім, постало завдання зі створення нормативно-правової бази, що забезпечує його здійснення шляхом належної організації відповідних процесів та дотримання вимог до оформлення документів, уніфікації систем організаційно-розпорядчої документації, розроблення єдиної державної системи діловодства, єдиної державної системи документаційного забезпечення управління тощо [15].
З цією метою були прийняті два базових закони України: «Про електронний цифровий підпис» [3] та «Про електронні документи та електронний документообіг» [2]. З прийняттям зазначених законів за умови дотримання певних вимог електронний цифровий підпис було прирівняно за правовим статусом до власноручного підпису (печатки), встановлено основні організаційно – правові засади використання електронного документа та застосування ЕД.
Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» [2] регулюються відносини, пов’язані з відправленням, передаванням та одержанням електронного документа. Зокрема, відправлення та передавання електронного документа здійснюється автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ. При цьому електронний документ вважається адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про попередньою домовленістю між суб’єктами ЕД.
Затверджений Постановою Кабінету Міністрів України «Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади» [5] встановлює загальні правила документування в органах влади управлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі до відповідного архіву [15].
Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством. Одиницею електронного документообігу є електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити.
Головне завдання електронного документообігу полягає в підвищенні ефективності та якості роботи підприємства за рахунок впровадження системи прозорості руху документів і контролю за їх виконанням. Електронний документообіг насамперед пов`язаний з будовою єдиного інформаційного середовища підприємства. Тому він має бути впроваджений на всіх робочих місцях пов`язаних зі створенням, редагуванням і зберіганням інформації.
Суб'єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до ЕД, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту. В інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних системах, які забезпечують обмін ЕД, що містять інформацію, яка є власністю держави, або інформацію з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися захист цієї інформації відповідно до законодавства [2].
Стрімке зростання обсягів інформації, яка використовується в управлінській діяльності установи, її структурна складність та швидка оновлюваність робить необхідним використання інтегрованих систем електронного документообігу (СЕД) [8].
О. Матвієнко визначає систему електронного документообігу як організаційно-технологічний комплекс методичних, технічних, програмних та інформаційних засобів, який забезпечує комплекс функцій для роботи з електронними документами: перетворення паперових документів у електронні, організація захисту і розподілу доступу до електронних документів, їх маршрутизація, механізми узгодження документів [16].
Головне призначення СЕД, на думку С. М. Тукало, це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема, їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації – від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів [25]. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами.
Особливе значення має регулювання (регламентування) документообігу, яке пов’язане з електронними документами.
Регламент документообігу являє собою сукупність правил інформаційної діяльності суб’єктів інформаційних відносин, визначених законодавством, нормативними актами або угодами. Регламент документообігу визначає ролі та права суб’єктів щодо створення, володіння, користування та розпорядження документами, порядок оформлення і фіксації інформації на носієві інформації [15].
Як узагальнене поняття електронний документообіг можна тлумачити як інформаційні технології, що реалізують життєвий цикл електронного документа. При цьому систему електронного документообігу можна визначити як автоматизовану систему оброблення інформації, що реалізує ЕД та спряжену з іншими системами електронного документообігу [15].
Отже, згідно із законодавством система електронного документообігу органу влади повинна відповідати вимогам нормативно-правових актів у сфері захисту інформації. Зокрема, це стосується положень Закону України «Про захист інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах» [4].
Магістр