Облік розрахунків із підзвітними особами (ID:1018787)

У господарсько-фінансовій діяльності підприємства неминучі операції, пов’язані з купівлею товарно-матеріальних цінностей, оплатою послуг за готівковий розрахунок, поїздкою у відрядження працівників та ін., які потребують для їх здійснення витрачання готівкових грошових коштів підзвітними особами. Розрахунки з підзвітними особами охоплюють широке коло операцій з готівковими коштами у національній та іноземній валюті, розрахунками, придбанням матеріальних цінностей, переміщенням цінностей (необоротні й оборотні активи), оплатою послуг, формуванням витрат і вартості цінностей, оподаткуванням, утриманнями із заробітної плати працівників, специфічно вирішених правових відносин, використанням як типових форм первинних документів, так і нестандартних документів, розроблених на підприємстві тощо. Тому цей аспект облікової роботи вимагає чіткого дотримання чинних нормативних актів та оформлення відповідних документів. В підсумку помилки, що виникають при проведенні розрахунків за участю підзвітних осіб, не рідкість. У свою чергу правильне ведення й організація обліку розрахунків із підзвітними особами дасть можливість уникнути як появи негативних моментів і прямих помилок під час ведення господарської діяльності, так й конфліктним ситуаціям, які можуть виникнути між керівником підприємства і його працівниками. Тема розрахунків підприємств з співробітниками, що виїжджають у службові відрядження, як по Україні, так і в інші країни, досить добре вивчена і висвітлена в економічній пресі і спеціальних виданнях. До того ж витрати на відрядження відносяться до категорії витрат підприємства, які постійно перебувають під пильною увагою перевіряючих органів. На цьому об'єкті обліку замикається комплекс питань, пов'язаних з відображенням у бухгалтерському обліку та оподаткуванні. Але в той же час слід відмітити, що більшість публікацій на цю тему зводиться, як правило, до розгляду застарілих нормативних документів. Що стосується нововведень, то вони розглядаються не в повній мірі. Це дуже негативне явище, так як нормативна правова база змінюється з частою періодичністю, а це все не відображено. Можливість застосування санкцій з боку контролюючих органів за порушення прийнятих правил проведення розрахунків готівковими коштами передбачає підвищені вимоги до здійснення розрахунків з підзвітними особами. При цьому дотримання певних правил, здійснення таких розрахунків, що передбачають послідовність і точність заповнення первинних документів, отримання і видачу готівки підзвітною особою, заповнення облікових реєстрів, контроль за проведенням розрахунків, відображення операцій на рахунках бухгалтерського обліку і в звітності, в податковому обліку і т.д., дозволяє значно підвищити надійність проведення операцій на цій ділянці обліку й знизити витрати. Актуальність даної теми курсової роботи полягає в тому, що вона займає важливе місце у веденні і правильній організації бухгалтерського обліку, а здійснення обліку розрахунків із підзвітними особами використовується на різних підприємствах (суб’єктів господарювання) різних форм організації і власності. Кожне підприємство незалежно від організаційно-правової форми та виду діяльності видає своїм працівникам готівку під звіт. Перш за все, готівкові грошові кошти використовуються для оплати витрат на відрядження. Метою даної курсової роботи є закріплення,систематизація і узагальнення набутих знань з бухгалтерського обліку,поглиблення навичок роботи з літературними,методичними, законодавчими й інструктивними матеріалами, а також дослідження організації синтетичного та аналітичного обліку,напрямів удосконалення розрахунків з підзвітними особами. Вивчення обраної теми припускає досягнення основної мети поданої роботи – розглянути порядок обліку розрахунків із підзвітними особами та визначити їх роль у діяльності організацій. Сформульована мета передбачає вирішення таких завдань: 1. Розкрити поняття обліку з підзвітними особами; розглянути нормативно-правову базу регулювання розрахунків з підзвітними особами; 2. Дослідження організації синтетичного та аналітичного обліку та напрямів удосконалення розрахунків з підзвітними особами;аналіз порядку видачі сум і оплати витрат по відрядженню;порядок видачі авансу на господарські потреби; 3. Документальне оформлення розрахунків із даними особами; 4. Штрафні санкції за несвоєчасне звітування за підзвітними сумами; 5. Удосконалення та шляхи підвищення ефективності обліку розрахунків із підзвітними особами в умовах функціонування автоматизованої системи обліку. Об'єктом дослідження є розрахунки з підзвітними особами. Предметом дослідження обрано облік розрахунків з підзвітними особами. РОЗДІЛ І. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ОБЛІКУ РОЗРАХУНКІВ ІЗ ПІДЗВІТНИМИ ОСОБАМИ 1.1. Визначення, види та класифікація дебіторської заборгованості Під час виробничо-господарської діяльності підприємств неминуче виникають зв’язки з різними юридичними та фізичними особами: покупцями та замовниками, постачальниками та підрядниками, фінансовими та державними установами, фондами соціального страхування, пов’язаними сторонами, іншими підприємствами та організаціями, робітниками підприємства та ін. Такі взаємозв’язки є причиною виникнення та існування дебіторської заборгованості. Методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про дебіторську заборгованість та її розкриття у фінансовій звітності визначаються П(С)БО 10 "Дебіторська заборгованість". Дебіторська заборгованість – це сума заборгованості дебіторів підприємству на певну дату. При цьому під дебіторами розуміються юридичні та фізичні особи, які внаслідок минулих подій заборгували підприємству певні суми грошових коштів, їх еквівалентів або інших активів. Критерії визнання дебіторської заборгованості відповідають критеріям визнання, які застосовуються для всіх активів. Дебіторська заборгованість класифікується за такими ознаками: - за контрагентами; - зв’язок із нормальним операційним циклом та терміном погашення; - об'єкти, щодо яких виникли зобов’язання дебіторів; - платоспроможність кредитора. Для організації обліку та аналізу розрахунків з дебіторами важливе місце посідає класифікація дебіторської заборгованості. Дебіторська заборгованість відображається в обліку за різними класифікаційними ознаками відповідно до чинних нормативно- правових актів. Обов’язковим є поділ дебіторської заборгованості, який зафіксований чинними положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку та «Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій» (рис.1). Рис.1. Класифікація дебіторської заборгованості Дебіторська заборгованість згідно з П(С)БО 10 поділяється на довгострокову та поточну. При цій класифікації враховуються два критерії: строк погашення та зв'язок з нормальним операційним циклом. Довгострокова дебіторська заборгованість – сума дебіторської заборгованості, яка не виникає в ході нормального операційного циклу та буде погашена після 12 місяців з дати балансу. Поточна дебіторська заборгованість – сума дебіторської заборгованості, яка виникає в ході нормального операційного циклу, або буде погашена протягом 12 місяців з дати балансу. Залежно від своєчасності погашення дебіторська заборгованість поділяється на строкову та прострочену дебіторську заборгованість. Строкова дебіторська заборгованість – це дебіторська заборгованість, строк оплати якої не настав. Прострочена – це дебіторська заборгованість, яка не сплачена в строк. Дебіторська заборгованість за об’єктами, щодо яких виникає зобов’язання дебіторів класифікується як: 1. Дебіторська заборгованість пов’язана з реалізацією товарів, робіт, послуг: 1.1. За продукцію,товари,роботи,послуги (36рах.); 1.2. Векселі одержані (34рах.). 2. Дебіторська заборгованість, що не пов’язана з реалізацією товарів,робіт,послуг,а виникає внаслідок здійснення інших операцій: 2.1. Дебіторська заборгованість за виданими авансами (371рах.); 2.2. Розрахунки з підзвітними особами (372рах.); 2.3. За нарахованими доходами (373рах.). 2.4. За претензіями; 2.5. Відшкодування завданих збитків; 2.6. За позиками членів кредитних спілок; 2.7. З іншими дебіторами. Особливе місце серед дебіторської заборгованості займають розрахунки з підзвітними особами. Важливим для цілей управління є класифікація дебіторської заборгованості залежно від платоспроможності дебіторів. За цією характеристикою, відповідно до П(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість», вона поділяється на сумнівну та безнадійну. Сумнівна дебіторська заборгованість визначається якщо існує невпевненість у її погашенні боржником. Дебіторська заборгованість, щодо якої існує впевненість (підстава) щодо неповернення її боржником або за якою минув строк позовної давності вважається безнадійною. Дебіторська заборгованість також може поділятися на: - «грошову» заборгованість — за перерахованою раніше передоплатою; - «товарну» заборгованість — за відвантажені у минулому товари, роботи, послуги (підприємство було у статусі продавця, і йому винні кошти). Можна виділити ще два особливі види дебіторської заборгованості: відстрочені податкові активи та витрати майбутніх періодів. Відстрочені податкові активи – сума податку на прибуток, що підлягає відшкодуванню підприємству у наступних періодах і виникає у випадку, коли обліковий прибуток менший за податковий прибуток. Відстрочені податкові активи відображаються у рядку 060 Балансу у складі довгострокової дебіторської заборгованості. Методологічні засади відображення в обліку відстрочених податкових активів регламентуються П(С)БО 17 "Податок на прибуток". Витрати майбутніх періодів – витрати, які здійснені у звітному періоді, але будуть визнані витратами у Звіті про фінансові результати у майбутніх звітних періодах згідно з принципом відповідності доходів та витрат. Такі витрати тимчасово відображаються в окремому розділі Балансу. До витрат майбутніх періодів відносяться витрати, які пов'язані з підготовкою до виробництва в сезонних галузях промисловості; з освоєнням нових виробництв та агрегатів; сплачені авансом орендні платежі; оплата страхового поліса; передплата за газети, журнали, періодичні та довідкові видання тощо. Класифікація видів дебіторської заборгованості за об'єктами, щодо яких вона виникла, використовується для організації обліку дебіторської заборгованості в рамках субрахунків рахунків класу 1 "Необоротні активи" та класу 3 "Кошти, розрахунки та інші активи", що передбачені Планом рахунків для накопичення інформації про дебіторську заборгованість. Ці рахунки об'єднуються у відповідні статті, які відображаються у Балансі за встановленою П(С)БО 2 формою (рис.2). Рис. 2. Класифікація дебіторської заборгованості за П(С)БО 2 1.2. Сутність розрахунків з підзвітними особами та завдання їх обліку У процесі діяльності виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам під звіт на господарські потреби та службові відрядження. Підзвітна особа - довірена особа підприємства, якій підприємство надало такий статус. Статус підзвітної особи - сукупність прав і обов'язків фізичної особи, що перебуває в певних відносинах з підприємством - працівника цього підприємства, посадової особи, власника підприємства. У поняття статусу входять права і обов'язки особи, передбачені для учасника трудових, адміністративно- правових відносин. Підзвітна сума — кошти, видані працівникові установи на витрати, пов’язані зі службовим відрядженням та/або на адміністративно-господарські потреби. Підзвітні суми видаються у вигляді авансу на такі цілі: - господарські витрати; - службові відрядження і наукові експедиції; на виплату зарплати та стипендій уповноваженим особам, якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково- платіжна вимога не може бути повернена в касу довіреною особою по закінченні трьох робочих днів. Організація може видавати кошти підзвітним особам на наступні цілі: - на господарські потреби; - на відрядні витрати; - на оплату представницьких витрат. Представницькі витрати – це витрати організаціх з прийому та обслуговування представників інших організацій, що беруть участь в перегоровах для встановлення і підтримки співпраці, а також учасників, які прибули на засідання ради (правління) організації. Адміністративно-господарські витрати - це невиробничі накладні витрати, пов'язані з утриманням адміністративних служб та управлінням підприємством в цілому. До адміністративно- господарських витрат відносяться канцелярські, поштово-телеграфні витрати, придбання матеріалів по дрібному опту в роздрібній торгівлі, закупівлі сільгосппродукції та витрати на інші операційні потреби. Грошовий аванс - це сума, видана підзвітній особі для здійснення майбутніх платежів за виконані роботи, на купівлю матеріальних цінностей, покриття витрат по відрядженню тощо. Грошовий аванс, як правило, включає всю суму передбачених витрат. Проте можливий і такий варіант, при якому підзвітна особа спочатку виконує завдання (здійснює витрати), а потім їй відшкодовують проведені витрати. Організація обліку розрахунків з підзвітними особами передбачає виконання таких завдань: - визначення кола штатних посад, які мають право отримувати кошти під звіт; - встановлення ліміту підзвітних сум до отримання щодо кожного структурного підрозділу установи; - організація розрахунку підзвітної суми; - визначення механізму видачі грошей під звіт та порядку звітування за витраченими підзвітними коштами. Установлення переліку посад, які мають право отримувати кошти під звіт, здійснюється на основі розгляду штатного розкладу з урахуванням мети витрачання та запланованих заходів на рік. До напрямів витрачання підзвітних коштів належать господарські видатки, видатки на відрядження та видатки на наукові експедиції. Заходи, що враховуються як потенційне першоджерело утворення зазначених видатків, включають конференції різного рівня (міжнародні та всеукраїнські), наукові експедиції за планами робіт науково-дослідних установ, стажування за кордоном, вивчення досвіду організації роботи установ аналогічного профілю за кордоном, участь у семінарах, нарадах тощо. Розглядаючи процедуру визначення переліку посад в контексті даних положень, варто звернути увагу на пріоритетність вищого рівня кваліфікаційних характеристик та можливість підвищення останньої в результаті участі умовної посадової особи у вищевказаних заходах. Відповідно до вказаного потенційними до включення у перелік посадами виступають: - керівник установи та його заступники (службові відрядження для участі у нарадах вищого рівня; вивчення досвіду управління та організації роботи установ аналітичного профілю тощо); - головний бухгалтер та його заступники (службові відрядження з метою участі в семінарських заняттях; надання звітності головними розпорядниками коштів тощо); - провідні спеціалісти за профілем(наукові відрядження для участі в конференціях,наукових експедиціях;стажування за кордоном); - заступники керівників структурних підрозділів з господарських питань, експедитори (для здійснення закупівель окремих матеріальних запасів; службові відрядження з доставки товарно - матеріальних цінностей на підприємство). Основними критеріями для визнання організованого ведення обліку розрахунків підприємства з підзвітними особами є достовірність, повнота та своєчасність подання облікової інформації про витрати на відрядження працівників у відповідності з дотриманням вимог законодавства на будь-якому етапі облікового процесу. Забезпечення повного, своєчасного та в межах нормативно-правових актів документування операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами – запорука дотримання норм облікової політики підприємства та достовірності даних обліку і звітності щодо обліку розрахунків з підзвітними особами. Основними завданнями обліку розрахунків з підзвітними особами є: - перевірка дотримання правил видачі авансів; - контроль за своєчасністю здачі звітів про використання підзвітних сум; - перевірка правильності використання підзвітних сум оформлення документів, доданих до звітів про використання підзвітних сум, а також своєчасності повернення невитрачених сум; - виявлення незаконних і недоцільних з господарської точки зору витрат.