Управління документацією Польші (ID:1127624)

Вступ У спеціалізованих зарубіжних джерелах і науковій літературі робота з документами (Record Keeping) трактується як виробництво і збереження в формі записаної інформації повного, точного і достовірного свідчення управлінської діяльності. У українському документознавстві та архівознавстві еквівалентів терміну «Record Keeping» не існує. В цілому робота з документами включає в себе: створення документів в ході управлінської діяльності, а також способи забезпечення відповідності створюваних документів певним вимогам; проектування, впровадження та експлуатацію системи роботи з документами (системи управління документами); управління документами, використовуваними як в управлінській діяльності (це традиційно належить до сфери управління документами - Records Management), так і в якості архіву (це традиційно належить до сфери управління архівами - Archives Administration). Історично термін «управління документацією» зародився в США. Американські автори Ф.В.Хортон і К.Леннон вказують, що розуміння важливості управління документацією виникло в Сполучених Штатах Америки після Другої світової війни, коли «країна загрузла в паперовій роботі» і «виникла необхідність привести всю документацію в порядок». Термін «управління документацією» активно використовується в усьому світі. У США організація, що займається питаннями документації, називається «Національний архів і управління документацією» (National Archives and Records Administration (NARA)). У Німеччині вживається термін «Schriftgutverwaltung», який перекладається як «управління письмовими документами». У Великобританії для позначення терміна «управління документами» використовується поняття «Records Management». Аналіз робіт американських і німецьких дослідників дозволяє зробити висновок, що серед вчених відсутня єдність в розумінні управління документацією як наукової категорії. Однак більшість дослідників визнають управління документацією повноцінною функцією менеджменту організацій, підприємств і установ, а також інформаційним ресурсом (наприклад, К.Леннон, А.Морделл, К.Хар і ін.). Ф.Хортон і К.Леннон визначають управління документацією як функцію менеджменту, яка поширюється на життєвий цикл документів, включаючи їх створення, «проходження по службі», тимчасове зберігання, передачу на постійне зберігання і знищення. Вони вважають, що управління документацією є складовою частиною управління інформаційними ресурсами організації і заслуговує на те, щоб називатися однією з основних функцій управління в організаціях. З урахуванням значного внеску американських дослідників в розробку проблеми управління документацією варто звернути увагу на деякі роботи, наявні в науковій літературі. У цих роботах автори неоднозначно визначають місце управління документацією в системі менеджменту організації, установи та підприємства. Визнають управління документацією функцією управління та інші дослідники. Наприклад, К.Хар і Д.Маклеод вважають, що управління документацією відноситься до числа стратегічних функцій організації, а Дж.Саммервіл безпосередньо пов'язує ефективну реалізацію функції управління документацією з отриманням прибутку: «Ми - керуючі інформацією ... вже не запускаємо руку до загального бюджет своєї організації, навпаки, будучи професіоналами в області інформації, ми, по суті, самі заробляємо гроші для своєї організації».