Зміст
Розділ 1 Характеристика структури відділу державних субсидій на базі управління праці та соціального захисту населення Лисянської райдержадміністрації
1.1. Відділ субсидій як важлива ланка соціального забезпечення
1.1.1. Структура управління праці та соціального захисту населення
1.1.2. Характеристика комп’ютерної мережі
1.2. Права і обов’язки працівників відділу субсидій
Розділ 2 Організація документування та документаційного забезпечення у відділі державних субсидій
2.1. Бланки документів
2.2. Система організаційно-правової документації
2.3. Система планової документації
2.3.1. Призначення і склад планової документації
2.3.2. Складання і оформлення планових документів
2.4. Система розпорядчої документації
2.4.1. Процес видання розпорядчих документів
2.4.2. Складання і оформлення розпорядчих документів
2.5. Призначення і склад довідково-інформаційної документації
2.6. Система звітної документації
2.6.1. Призначення і склад звітної документації
2.6.2. Складання і оформлення звітних документів
2.7. Реєстрація і індексація документів
2.8. Формування справи
2.9. Зберігання документів
Розділ 3 Програмний комплекс «Наш дім»
3.1. Можливості програмного комплексу
3.2. Вхід в програму
3.3. Основні засоби управління
3.4. Реєстрація на утримання документів
3.5. Обробка заяв
3.6. Завершення розрахунку
Висновки, пропозиції
Список використаної літератури
Дослідивши документаційне оформлення відділу субсидій управління праці та соціального захисту населення Лисянської райдержадміністрації, ми можемо зробити висновки:
- документація у відділі ведеться на українській мові та у відповідності до інструкції з діловодства;
- разом з електронним документообігом у відділі субсидій ведеться і традиційний документообіг, так як деякі етапи документообігу неможливо повністю автоматизувати. Це етапи початкової обробки вхідних документів, їх попередній розгляд та частково архівне збереження документів.
Детально вивчивши роботу відділу субсидій (розділ 1), ми мали всі підстави стверджувати, що всі спеціалісти працюють у відповідності до Закону України “Про державну службу” та згідно Типового положення про відділ субсидій.
Відділ житлових субсидій контролює повноту і правильність інформації, повідомленої заявниками для призначення субсидій, перевіряє обчислення розмірів субсидій, надсилає повідомлення надавачам житлово-комунальних послуг. Проте чітке виконання встановлених правил і процедур не гарантує повного обслуговування родин.
У своїй практичній діяльності спеціалісти відділу керуються Положенням “Про порядок призначення та надання населенню субсидій для відшкодування витрат на оплату житлово-комунальних послуг, придбання скрапленого газу, твердого та пічного побутового палива”, а також Постановами КМУ, що стосуються відділу субсидій.
В ході дослідження ми найбільше акцентували увагу (розділ 2) на організаційно-правовій, організаційно-розпорядчій, звітній та плановій документації.
В цьому ж розділі проаналізовано організаційно-розпорядчі документи, якими користується відділ субсидій, зроблено аналіз їх оформлення та подано зразки правильного оформлення документації, визначено рекомендації щодо удосконалення роботи відділу та деякі виправлення, що стосуються розпорядчої документації з особового складу.
В даній роботі вказується на те, що у відділі субсидій неможливе чітке виконання роботи з боку спеціалістів без правильного оформлення документації.
Глибоке знання методики роботи з організаційно-розпорядчими документами, застосування її в практичній роботі виконавцями, дає змогу вдосконалювати і підвищувати ефективність роботи відділу.
У дипломній роботі проаналізовано управлінську документацію, що служить засобом здійснення та регулювання завдань відділу субсидій:
- організаційна (положення);
- розпорядча (постанови Кабінету Міністрів України, розпорядження обласної та районної держадміністрацій, накази обласного та районного управління праці та соціального захисту населення ;
- довідково-інформаційні (довідки, заяви, акти, протоколи, плани роботи, звіти);
- з кадрових питань (заяви, накази з особового складу, характеристики).
Обсяг документообігу складається з числа вихідних, вхідних і внутрішніх документів за рік. Проаналізувавши документообіг у відділ субсидій, можна сказати, що правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному навантаженню посадових осіб і впливає на управлінський процес в цілому. Підкреслимо, що головним показником, який характеризує документообіг, є найменше число документів, які беруть участь при проходженні, і час – необхідний для їх проходження.
У 2 розділу розкрито питання:
- організація документознавчого забезпечення;
- зміст, призначення і складання організаційно-правової документації;
- призначення і склад планової документації;
- процес видання, складання і оформлення розпорядчих документів – це одна з головних складових, що забезпечує ефективну роботу відділу субсидій.
Особлива увага приділяється у відділі складанню і оформленню звітної документації, реєстрації і індексації документів, формуванню справ.
В ході дослідження і написання дипломної роботи було виявлено ряд суттєвих недоліків.
До недоліків можна віднести те, що не всі управлінські документи оформляються правильно, згідно стандартів:
- у прийнятих розпорядженнях часто відсутні конкретні виконавці, що надає розпорядженню розпливчатого характеру;
- неправильне розміщення реквізитів;
- відсутність реквізитів;
- недотримання правил оформлення полів;
- трапляються лексичні, синтаксичні, морфологічні помилки.
Накази з особового складу в управлінні праці та соціального захисту населення мають самостійну індексацію, враховується багатогалузевість управління, проте відсутні в наказах заголовки до тексту “з особового складу”, а також в індексі наказу відсутня літера “К” (кадри).
В наказах з особового складу виявлено типові помилки для всіх наказів цього плану: кожен пункт наказу з особового складу повинен починатися дієсловами: “ЗВІЛЬНИТИ”, “НАГОРОДИТИ”, “ПРИЗНАЧИТИ”, “ПРИСВОЇТИ”, а в діючих наказах вони розміщені хаотично – всередині тексту.
Протягом двох місяців (квітень-травень) у відділі працювало лише 2 працівники, що підвищило навантаження на них, а тому траплялися помилки при нарахуванні, завжди довгі черги заявників,
Із-за недостачі коштів на утримання відділу субсидій, не вистачає бланків документів, необхідних для призначення субсидій.
Нашими пропозиціями є:
ПК “Наш Дім”, що дозволяє формувати різноманітні вихідні форми та звіти, починаючи з офіційних звітів (Державна статистична звітність, фінансова звітність, Переліки та ін.) і закінчуючи різноманітними формами та звітами, які зроблені за численними побажаннями користувачів.
ПК містить засоби для перерахунку субсидій при зміні тарифів на житлово-комунальні послуги, а також засоби для пакетних розрахунків нових субсидій.
Проте програма “Наш Дім” неудосконалена, через це виникає багато проблем при нарахуванні субсидій. Стара комп’ютерна техніка, часті збої інформації – все це дуже дезорганізує роботу.
За відділом субсидій закріплено комп’ютер старого випуску, цим створюється система постійної черги для роботи на ньому спеціалістами відділу, що негативно впливає на своєчасність обробки інформації, а для забезпечення виконання своїх службових обов’язків, спеціалісти змушені працювати у вихідні та святкові дні.
Рекомендовано керівнику просити додаткові кошти для придбання комп’ютерів нового покоління та додаткову площу для їх встановлення, щоб кожен спеціаліст, приймаючи заяви, міг вводити повідомлені заявником дані безпосередньо в комп’ютер, що дасть змогу прийняти рішення про призначення (не призначення) субсидії, визначити її розмір.
Закріплення комп’ютерів за працівниками дало б змогу організувати обмін даними з ЖЕО та іншими організаціями, надавачами послуг, податковою адміністрацією за допомогою електронної пошти, а також автоматизувати бухгалтерський облік та звітність.
В процесі написання дипломної роботи спеціалістам відділу субсидій була надана допомога з виправлення помилок та недоліків у документаційному оформленню відділу, дано пропозицію по вдосконаленню роботи відділу, по автоматизованій обробці інформації, так як автоматизація в процесі управління – об’єктивна необхідність нашого часу.
Магістр