Організація документообігу на підприємстві (ID:26258)

Вступ РОЗДІЛ 1. Загальна характеристика організацiї документообiгу 1.1. Історія розвитку документообігу і його визначення 1.2. Основи організації документообігу Висновки до роздiлу РОЗДIЛ 2 Аналіз документообігу в ДП “IОЦ” 2.1 Організаційна структура ДП “ІОЦ” 2.2 Аналіз документопотоків ДП “ІОЦ” 2.3 Характеристика організаційно-розпорядчої документації підприємства 2.4 Аналіз вiрності оформлення організацiйно-розпорядчої документації на ДП “ІОЦ” Висновки до роздiлу РОЗДIЛ 3. Автоматизація документообігу на базі ДП “ІОЦ” 3.1 Методи і засоби автоматизації документообігу 3.2 Аналіз програмних продуктів з автоматизації документообігу підприємства 3.3. Структура автоматизації документообігу за допомогою системи “Дело” Висновки до роздiлу Висновки Література Додатки При впровадженні систем електронного документообігу приходиться вирішувати не тільки специфічні проблеми, обумовлені багатобічною складністю такого роду систем, але і з іншими проблемами, характерними для бізнес-процесів корінної реорганізації діяльності ДП “IОЦ”. Відомо, що перехід на електронний документообіг можна з повним правом назвати саме корінною зміною організаційного й адміністративного устрою ДП “IОЦ”. Щоб керівництво ДП “IОЦ” прийшло до висновку про необхідність упровадження СУД, воно повинно, як мінімум, знати про існування таких систем, для чого вони призначені, і як здійснити їх впровадження. Є й інша проблема: з чого почати впровадження СУД? На кожнім підприємстві з часом складається визначена організаційна структура (причому - не завжди оптимальна), формуються свої, характерні тільки для неї, стилі роботи, методи керування і контролю. Впроваджувана СУД, у переважній більшості випадків вимагає пристосування до особливостей роботи з нею. Виникає дилема: що краще і легше - будувати СУД по образу і подобі того як справа обстоїть у замовника, чи проводити в неї реорганізацію з метою досягнення максимальної ефективності СУД? Так, гарні СУД мають визначену можливість адаптації до конкретного замовника, але в усього є свої границі. Якщо підприємство в значній мірі організаційно не готово до впровадження СУД, то таке впровадження або дуже утруднене, або зовсім неможливо. Якщо співробітники підприємства мають поверхневу інформацію, то керівництву підприємства СУД представляється як панацея від усіх безладь, раз у раз виникаючих через недбале відношення до документів. А виконавці вважають, що СУД - це щось середнє між електронною поштою і звичним редактором. І тільки потім, у міру більш детального ознайомлення із системою, керівництво раптом з подивом виявляє, що їм теж треба буде працювати на комп'ютері, коли раніше довго порошився на робочому столі, створюючи в очах відвідувачів визначений імідж хазяїна кабінету. Для чималого числа керівників старого загартування це виявляється психологічним бар'єром. У виконавців же часто виникає відчуття, що з упровадженням СУД з'явився ще один начальник, що постійно конролює їхні дії. Дійсно, адже тепер зовсім точно можна довідатися при бажанні: хто, що, коли і скільки робить. От і виникає в поганого начальства й у недбайливих працівників психологічний дискомфорт і повне неприйняття СУД. Добре, якщо це виражається тільки в заяві на звільнення. Частіше ми одержуємо стійких схованих ворогів, що всіляко мішають такому нововведенню, як СУД, що навіч покаже їх неспроможність і марність для підприємства. Упровадження СУД має на увазі, що всі основні учасники бізнес-процесів на підприємстві повинні вміти працювати на комп'ютері. Але що робити, якщо основний кістяк керівництва підприємства одержав утворення 20 - 15 років тому? По своєму досвіду і професійних навичках вони можуть цілком відповідати займаним посадам, але вони ніколи не навчалися і не працювали на ПК. Відправляти їх на навчання? Але, як правило, якщо на підприємстві прийшли до думки про необхідність упровадження СУД, то інтенсивність праці на цьому підприємстві дуже висока. Це значить, що навчання співробітників з відривом від виробництва практично неможливо. А факультативне навчання може виявитися неефективним і буде приводити лише до підвищеної утоми працівників підприємства. Пунктирно були зазначені лише основні проблеми, що стоять на шляху впровадження СУД. Природно, більшість з них знаходить своє рішення і не є нездоланною перешкодою. Хочеться лише підкреслити, що всі ці проблеми повинні прийматися в увагу і тим, хто роздумує про доцільність упровадження СУД на своєму підприємстві чи у своїй організації, і тим, хто береться за саме впровадження. Перше питання, що виникає в процесі створення системи документообігу - робити самим чи використовувати готові програмні продукти? Розглянувши ситуацію на ринку можна побачити велику кількість програм - від дешевих до дорогих. Вивчивши досвід декількох реалізацій, реальніше зупинитися на другому варіанті тому що продукти, що є присутнім на ринку, представляють фірми, які досить довго працювали над ними і мають величезний досвід. При необхідності виготовлювач може доробити продукт і зробити послуги по обслуговуванню й установці системи. Наступне питання: що ж вибрати? Сучасний ринок досить багатий пропозиціями - необхідно тільки конкретно знати кінцеву мету, що цілком задовольняла би задачам користувача. Приведені в цій роботі основні принципи повинні помогти у виборі потрібної системи, і якщо потрібно необхідній доробці до потрібного рівня. Прикладом для готових систем може служити технологія workflow, що дозволяє перевести аналітичні результати діяльності по реорганізації бізнес-процесів у практичну площину організації управлінської діяльності. Конкретно може бути пакет Staffware компанії Staffware plc. (Великобританія), Excalibur EFS, “Дело” (Росія) автоматизованих систем класу, що спеціалізуються на розробці, workflow для комплексного рішення задач керування бізнес-процедурами, діловими операціями і документообігом. Ці пакети побудовані на основі новітніх інформаційних технологій і можуть бути використані в якому завгодно секторі ринку і при будь-яких концепціях і процедурах керування організацією. На будь-якому підприємстві як великому так і маленькому, виникає проблема такої організації керування даними, що забезпечила б найбільш ефективну роботу. Невеликі організації використовують для цього шафи з папками, однак великі корпоративні підприємства використовують комп'ютеризовані автоматизовані системи, що дозволяють ефективно зберігати, витягати інформацію і керувати великими обсягами даних. Сьогодні мається безліч систем автоматизації документообігу, що відрізняються як по своїй архітектурі, так і по функціональним можливостям. Для координації діяльності виробників, що працюють на цьому ринку створена навіть спеціальна коаліція, покликана поширювати стандарти, забезпечувати обмін думками і пропозиціями по розвитку функціонального наповнення систем класу workflow. Однак варто завжди враховувати, що системи класу workflow - це всього-на-всього інструменти, неправильне використання яких іноді може принести шкоду. Це найчастіше відбувається, якщо замовник намагається заощадити на предпроектних дослідженнях свого підприємства. На щастя, на прикладі минулої хвилі захоплення оболонками для побудови баз даних багато замовників усвідомили, що цінність представляє не форма, а зміст - конкретна інформація в базі даних. Аналогічним чином обстоїть справа і з системами автоматизації електронного документообігу - чітке пророблення бізнес-процесів підприємства є запорукою успіху. Очевидно, що розглянутi технології дуже дорого коштують і придбати їх можуть тільки великі організації. Але витрати окупаються тим, що використання інформаційних систем для керування документами робить будь-яку організацію більш конкурентноздатною за рахунок підвищення її керованості й адаптуємостi до змін ринкової кон'юнктури. Подібна автоматизація дозволяє: • підвищити ефективність керування підприємством за рахунок забезпечення керівників і фахівців максимально повною, оперативною і достовірною інформацією на основі єдиного банку даних. • поліпшити діловодство за допомогою оптимізації і стандартизації документообігу, автоматизації найбільш трудомістких його процедур. • знизити витрати на ведення справ за рахунок автоматизації процесів обробки інформації, регламентації і спрощення доступу співробітників компанії до потрібної інформації. Змінити характер праці співробітників, рятуючи їх від виконання рутинної роботи і даючи можливість зосередитися на професійно важливих обов'язках. • Забезпечити надійний облік, контроль надходжень і витрати коштів на всіх рівнях керування. • Підвищити ефективність обміну даними між окремими підрозділами, філіями і центральним апаратом. • Гарантувати повну безпеку і цілісність даних на всіх етапах обробки інформації і багато чого іншого. Розкриваючи тему дипломної роботи були проведені наступні заходи:  розглянуті питання, які стосуються теоретичних аспектів організації документообігу;  проведено аналіз організаційно-розпорядчої документації на ДП “ІОЦ”, виявлені помилки та розроблені приклади вірно оформлених документів;  виявлена необхідність автоматизації процесів роботи з документами;  надана характеристика системам автоматизації документообігу іноземних та вітчизняних виробників;  розроблені практичні пропозиції щодо впровадження системи “Дело”, яка повинна підвищити ефективність роботи відділів;  розроблена схема автоматизації документообігу підприємства за допомогою системи “Дело”. При написанні роботи було висвітлено статті та роботи багатьох науковців, але в зв’язку з тим що тема автоматизації документообігу характеризується невеликою кількістю даних з боку вітчизняних авторів, то головна інформація була взята з Internet. Таким чином, в ході роботи була досягнута мета та завдання, тобто розроблені шляхи автоматизації документообігу підприємства шляхом стажування на посаді секретаря ДП “IОЦ”.