Зміст
Вступ
Розділ 1. Загальна характеристика державного архіву черкаської області
1.1. Історична довідка
1.2. Основні завдання Держархіву області
1.3. Структура Державного архіву
1.4. Анотація складу фондів та документів
Розділ 2. Система облікової документації державного архіву області та здійснення централізованого обліку документів наф
2.1. Поняття «обліковий документ». Основні облікові документи,
їх цільове призначення. Загальні вимоги до ведення облікових документів
2.2. Укладання і ведення облікових документів ДАЧО
2.3. Організація документів
2.4. Організація і ведення централізованого державного обліку у зоні комплектування держархіву області
2.5. Ведення централізованого державного обліку НАФ Держкомархівом України
Розділ 3. Комп’ютеризація обліку документів наф
3.1. Інформаційні технології ДАЧО
3.2. Стан та перспективи комп’ютеризації обліку в ДАЧО
Висновок
Список використаної літератури
Державні архіви забезпечують збереження, примноження й використання важливої складової частини вітчизняної і світової культурної спадщини та інформаційних ресурсів, сприяють формуванню національної самосвідомості Українського народу; вносять свій вклад у розбудову демократичної, соціальної, правової держави.
У процесі виконання своїх функцій і повноважень державні архіви вступають у численні і різноманітні відносини з фізичними і юридичними особами, державою. Ці відносини регулюються законодавством України.
Державний архів Черкаської області є структурним підрозділом обласної державної адміністрації, що утворюється головою обласної державної адміністрації і підзвітний та підконтрольний голові обласної державної адміністрації і Держкомархіву.
Директор архіву має заступників, які за його поданням, погодженим з Держкомархівом, призначаються на посаду та звільняються з посади головою обласної державної адміністрації.
Управління архівом здійснюється на основі Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Держкомархіву України, інших центральних та відповідних місцевих органів виконавчої влади і місцевого самоврядування.
Планування роботи Державного архіву Черкаської області архіву є раціональним, правильним та організованим.
За ступенем цінності документи Державного архіву поділяються
на цінні, особливо цінні, унікальні.
Таємні документи організуються в Державному архіві в порядку, передбаченому спеціальною інструкцією, з віднесенням їх до відповідних архівних фондів або нефондових комплексів на загальних засадах.
Обліковий документ архіву - це документ встановленої форми, що фіксує обсяг, склад, стан і рух архівних документів в одиницях обліку, призначений для контролю за збереженістю документів та закріплення їх організації.
Записи до облікових документів Державного архіву вносить особа, яка має право це робити.
Державний архів у встановленому порядку подає усі відомості для централізованого державного обліку особливо цінних та унікальних документів. Документи знімаються з обліку як особливо цінні на підставі рішення ЕПК Державного архіву Черкаської області.
Документи Державного архіву, що надходять на депоноване зберігання, обліковуються у книзі обліку приймання документів на депоноване зберігання із зазначенням дати укладання і терміну дії угоди та тимчасового номеру фонду.
За описами документів з особового складу і аркушами фондів в Державному архіві області здійснюється підрахунок загальної кількості справ з особового складу з фіксуванням результатів по кожному фонду і сумарно по архіву в книзі обліку документів з особового складу.
В Державному архіві опис страхового фонду складається у 3-х примірниках: перший передається разом із страховими копіями до спеціального сховища, два залишаються в архіві (один - недоторканий, у секторі обліку, другий - робочий, у сховищі).
Основними одиницями обліку бібліотечного фонду для всіх видів видань (крім газет) в Черкаському державному архіві є примірник і назва. Основною
одиницею обліку газет є річний комплект, додатковою - підшивка.
Основним принципом організації документів НАФ є збереження цілісності документальних комплексів, утворених в одному середовищі і об'єднаних зв'язком походження.
Організація документів у межах системи архівних установ визначає види архівів відповідно до їх правового статусу і профілю.
Окремого стуктурного підрозділу, що займається процесами комп’ютеризації, у держархіві немає. Співробітники відділу зберігання, обліку та довідкового апарату беруть участь у програмах інформатизації галузі.
Магістр