Діловодство та ділова документація на підприємстві (ID:26273)

Вступ РОЗДІЛ 1 ЗАТ „Кондитерська фабрика „Лагода” 1.1 Завдання, мета, предмет діяльності та стратегія розвитку 1.2 Структура управління 1.2 Організація служби документаційного забезпечення управління 1.3 Документи, що визначають організацію діловодства РОЗДІЛ 2 Характеристика та аналіз системи документаційного забезпечення ЗАТ „Кондитерська фабрика „Лагода” 2.1 Організаційно-розпорядча документація 2.2 Документування довідково-інформаційної діяльності 2.3 Організаційно-правова документація 2.4 Документи з особового складу РОЗДІЛ 3 Характеристика документних потоків в ЗАТ „Кондитерська фабрика „Лагода” 3.1 Організація документообігу 3.1.1 Прийняття і розгляд документів 3.1.2 Реєстрація документів 3.1.3 Організація контролю за виконанням документів 3.1.4 Формування справ 3.2 Складання номенклатури справ 3.3 Експертиза цінності документів 3.4 Оформлення справ 3.5 Передача справ до архіву 3.6 Технологія створення документів засобами текстового процесора Microsoft Word Висновки Список використаної літератури Додатки Дослідивши діловодство ЗАТ „Кондитерська фабрика „Лагода” ми з'ясували, що основу управління організації становить документована інформація, її ефективність у значній мірі базується на виробництві й споживанні інформації. На даному етапі існування товариства документована інформація стала повноцінним ресурсом управління підрозділами. Якість інформації визначає якість управління. Для підвищення ефективності управління необхідно приділяти достатню увагу вдосконаленню роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі. На якість роботи апарата управління ЗАТ „Кондитерська фабрика „Лагода”, організацію й культуру праці управлінських працівників впливає організація роботи з документами. Успіх управлінської діяльності в цілому залежить від того, наскільки професійно ведеться документація. Ділова інформація представляється у вигляді різного роду документів. Досліджуючи діяльності та стратегія розвитку ЗАТ „Кондитерська фабрика „Лагода” було встановлено його підпорядкованість, структуру управління, задачі і функції діловодної служби. Документаційне забезпечення управління в ЗАТ „Кондитерська фабрика „Лагода” здійснюється відділом Управління справами. Організація роботи з документами в товаристві містить у собі раціональний документообіг, створення інформаційно-пошукових систем по документах, підготовку документів і передачу у відомчий архів. Основним нормативним документом по діловодству в ЗАТ „Кондитерська фабрика „Лагода” є інструкція з діловодства. Інструкція з діловодства є нормативним документом, що регламентує організацію, правила, прийоми й процеси створення документів, порядок роботи з ними, здійснення контролю за їхнім виконанням. В ЗАТ „Кондитерська фабрика „Лагода” функціонують наступні документні масиви: організаційно-розпорядча, довідково-інформаційна документація, документи з особового складу, організаційно-правова документація. Вихідні документи, що створюються в процесі діяльності ЗАТ „Кондитерська фабрика „Лагода”, оформляються на бланках і мають відповідний склад і порядок розташування реквізитів. Бланки видрукувані типографським способом на папері формату А4. Застосовуються наступні види бланків: бланк для листа та загальний бланк для всіх інших видів документів (службова записка, доповідна записка й т.д.). Обробка вихідних документів в ЗАТ „Кондитерська фабрика „Лагода” складається з наступних операцій: складання проекту документа виконавцем; перевірка правильності оформлення проекту документа секретарем; узгодження проекту документа; підписання документа керівником (у необхідних випадках – затвердження); реєстрація документа; відправлення документа адресатові; підшивка другого екземпляра (копії) у справу. Усю кореспонденцію, що надходить в ЗАТ „Кондитерська фабрика „Лагода”, приймає канцелярія. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де вказана сума. У канцелярії розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають надпис „особисто” чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо). Реєстрація вхідних документів, відбувається в наступному порядку: секретар розбирає вхідну кореспонденцію й заносить дані про документи, що надійшли, у реєстраційний журнал. При цьому реєструються практично всі вхідні документи, включаючи запрошення, вітальні листи й т.д. На вхідному документі штампом у правому нижньому куті проставляється дата надходження й номер. Основне завдання контрольної служби – контроль за терміном виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів, а також усних вказівок керівництва; узагальнення даних одержаних в результаті контрольної діяльності і доведення їх до відома керівництва; розробка пропозицій по прискоренню і вдосконаленню документообігу, покращення виконавської дисципліни. В ЗАТ „Кондитерська фабрика „Лагода” формування справ проводиться по номінальній ознаці – назвам видів документів (накази, акти, контракти). Формування справ Управління товариства проводить секретар Генерального директора. Формуванням справ у структурних підрозділах займаються співробітники загального відділу. Контроль за правильним формуванням справ у цьому структурному підрозділі здійснюється також секретарем і начальником загального відділу. Номенклатура справ складається з метою обґрунтованого розподілу документів і формування справ, забезпечення пошуку документів й обліку справ. Вона є класифікаційним довідником і використовується при побудові інформаційно-пошукової системи. Експертиза цінності документів – це визначення політичного, народногосподарського, соціально-культурного та іншого значення документів під час їх відбирання на зберігання та встановлення терміну зберігання. У процесі експертизи цінності документів в ЗАТ „Кондитерська фабрика „Лагода” вирішуються завдання відбирання на постійне зберігання цінних документів та охорона архівів від потоку документів, які мають тимчасовий, оперативний або довідковий характер. У товаристві існує єдина система підготовки і якісного оформлення документів. Документи оформляються відповідно до Державного стандарту й зразків документів ЗАТ „Кондитерська фабрика „Лагода” і мають строго певний комплекс обов'язкових реквізитів і стабільний порядок їхнього розташування. Оформлення справ – це комплекс робіт з переплетення, нумерації сторінок, складання завірювального надпису, внутрішнього опису документів (у необхідних випадках), внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки (уточнення найменування організації, діловодного індексу та заголовку, дати справ та ін.). Оформлення справ в ЗАТ „Кондитерська фабрика „Лагода” починається з моменту їх заведення в діловодстві та закінчується у процесі підготовки для передачі до відомчого архіву після закінчення календарного року, в якому вони були заведені. Після закінчення діловодного року в ЗАТ „Кондитерська фабрика „Лагода” справи постійного і тривалого (більше 10 років) зберігання та з особового складу, які пройшли експертизу цінності, сформовані та оформлені відповідно до вимог державного стандарту. Опис справи – це систематизований перелік заголовків справ, які розкривають їх склад та зміст і закріплюють систематизацію справ у межах фонду, та їх облік. Крім того, опис є одночасно обліковим документом та основним видом науково-довідкового апарату, який забезпечує оперативний пошук справ. Складання та оформлення описів справ виконується як в діловодстві установи, так і у відомчому архіві. У діловодстві описи складаються на справи кожного структурного підрозділу, кожної громадської організації за календарний рік або за певний термін. З виявленням недоліків ми формуємо пропозиції: 1. Застосувати уніфіковану форму наказів з особового складу. 2. За доцільне запропонувати автоматизовану-електронну форму реєстрації документів.