Документне забезпечення діяльності банку (ID:26276)

Вступ Розділ 1. Характеристика діяльності Городищенського відділення №3278 Ощадного банку 1.1. Організація діяльності Городищенського відділення №3278 Ощадного банку 1.2. Організаційно – структурна схема Городищенського відділення №3278 Ощадного банку 1.3. Організація роботи обліково – операційного відділу в Ощадному банку №3278 м. Городище Розділ 2. Аналіз документного забезпечення городищенського відділення №3278 ощадного банку 2.1. Организація документообігу Городищенського відділення №3278 Ощадного банку 2.1.1. Реєстрація документів в Городищенському відділенні ощадбанку 2.1.2. Порядок роботи з вхідною та вихідною документацією 2.2. Особливості підготовки окремих видів документації установи 2.2.1. Організаційно – розпорядча документація 2.2.2 Довідково-інформаційні документи 2.2.3. Кадрова документація філії - Городищенського відділення №3278 ВАТ “Ощадбанк” Розділ 3. Лінгвістичний аналіз документів ощадбанку 3.1. Особливості лексичного рівня документів 3.2. Морфологічна специфіка документів 3.3 Синтаксичні особливості документа Висновки Список використаних джерел Додатки Виходячи з виконаної роботи, нами були виконані наступні завдання: Розглянуто функції та завдання діяльності Городищенського відділення ВАТ „Ощадбанк”. Державний спеціалізований комерційний Ощадний банк України (Ощадбанк України), створений відповідно до Закону України від 20 березня 1991 року “Про банки і банківську систему України”. Банк є юридичною особою і з усіма своїми установами складає єдину систему банку. У своїй діяльності він керується Законом України “Про банки і банківську діяльність”, та іншими законодавчими актами, що діють на території України, і Статутом. Метою діяльності Банку є залучення грошових коштів від юридичних і фізичних осіб і розміщення їх на комерційних принципах в інтересах вкладників Банку і розвитку народного господарства: здійснення кредитно-розрахункового обслуговування громадян і підприємств, а також інших банківських операцій. Ознайомилися з організаційно-структурною схемою Городищенського відділення №3278 ВАТ „Державний ощадний банк України”. В головному відділенні 7 структурних підрозділів. Вищим органом управління Банку є Рада Банку. Правління складається з Голови Правління, першого заступника і заступників Голови та членів Правління, які обираються з числа осіб, що мають досвід практичної роботи в установах банків не менш як 3 — 5 років. Розглянуто організацію роботи обліково-операційного відділу. Організаційно-обліковий відділ банку складається з 10 чоловік: завідуючий операційною частиною (далі ОПЧ), два бухгалтера-контролера; старший контролер операційної частини, два контролера, завідуючий касою, старший касир, два контролера-касира. Кваліфікаційні вимоги, які висуваються до працівника відділу –це базова вища освіта за спеціальністю „Банківська справа”, та стаж роботи не менше 3 років. Підпорядковується працівники банку безпосередньо керуючому відділенням. Розглянуто організацію документообігу Городищенського відділення. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, отриманих і створених за визначений період часу. Показники обсягу документообігу використовуються для визначення технологічної оснащеності процесів роботи з документами, а також для аналізу різних аспектів управлінської діяльності. Аналізуючи документообіг за останні 3 роки, була виявлена тенденція до його росту. У документаційному забезпеченні виділяють три групи документів: що надходять (вхідні); що відправляються (вихідні); внутрішні. Найбільший документообіг спостерігається в 2004 році – це 920 документів, а найменший документообіг спостерігається 2002 році – це 720 документів. Підвищення ефективності роботи апарата керування може бути досягнуте за рахунок удосконалювання його структури, підвищення кваліфікації кадрів, поліпшення організації, механізації й автоматизації виконання найбільш трудомістких процесів управлінської діяльності. Найбільший ефект досягається при комплексному, взаємозалежному і гармонічному розвитку всіх цих напрямків. При аналізі реєстрації документів була виявлена серйозна помилка в процесі реєстрації: реєстрація наказів по особовому складі і накази по основній діяльності здійснюється в одному журналі. Терміни збереження наказів по особовому складі й основній діяльності зовсім різні. Це є грубим порушенням стандартів. Варто розділити реєстрацію цих наказів на двох груп відповідно їхній тематиці. Для реєстрації вихідних документів пропонується використовувати тільки електронну форму з можливістю пошуку по максимально більшій кількості реквізитів. Базу, що буде утворюватися при реєстрації документів, можна буде використовувати при веденні контролю за їх виконанням. Також це дозволило б зробити інформаційно-пошукову роботу більш упорядкованою і централізованою Визначено особливості підготовки окремих видів документації в установі. Серед великої розмаїтості видів ділових документів, що обертаються на підприємствах і в організаціях, організаційно-розпорядницька управлінська діяльність головним чином полягає в розробці і реалізації рішень, які фіксуються в організаційно-розпорядницькій документації. Організаційно-розпорядницької документація є найбільше широко використовуваним видом документації. Розпорядницька документація складається в ощадкасі відповідно до нормативно-правових актів. Не один з них не містить положень, які б суперечили закону. Проаналізувавши з точки зору документознавчого аналізу організаційно-розпорядчу документацію, зробили такі висновки: - накази оформлені з точки зору державного стандарту невірно. - незважаючи на те, що організаційно-розпорядчій документації притаманні певні реквізити, до місця їх розміщення є окремі зауваження, що було висвітлено в даній випускній роботі. - має місце неуважність при складанні; - подекуди не відредаговано текст, присутні окремі пунктуаційні помилки. Вся документація ВАТ „Ощадбанк” має свої мовні особливості, вони були проаналізовані в даній випускній роботі. В ході проведеного дослідження встановлено, що документи, взяті за основу, майже повністю відповідають нормам офіційно-ділового стилю, хоча є й незначні помилки, на які вказано в тексті випускної роботи. Провівши аналіз особливостей вживання іменників в службовій документації, було виявлено, що загальні і власні іменники було використано правильно. Проаналізувавши вживання прикметників в службовій документації слід зазначити, що в даній документації переважає використання відносних прикметників. Провівши аналіз використання займенника першої особи однини виявлено, що він був використаний правильно. Проаналізувавши використання дієслова в діловій документації бачимо, що найчастіше використовується дійсний спосіб дієслова. Провівши аналіз особливостей вживання скорочень в службовій документації бачимо, що цей документ має занадто багато скорочень, що по-перше недопустимо, так як деякі скорочення порушують правила їх вживання. В тексті документа є скорочення слів, які не підлягають скороченню. Документ, що містить таку кількість скорочень, погано сприймається, говорить про непрофесійне складання його автором, справляє враження чорнового варіанту. У ході дослідження й аналізу процесу організації і технології документаційного забезпечення керування, були виявлені недоліки, що послужили підставою для розробки пропозицій по удосконалюванню діловодства. Були подані пропозиції щодо удосконалювання та оптимізації роботи з документами: - внесені пропозиції по оптимізації порядку реєстрації документів; - пропонується підсилити контроль за дотриманням правил оформлення і підготовки документів; - рекомендується проводити реєстрацію тільки в комп'ютерній формі; - пропонується автоматизувати процес документаційного забезпечення керування; - при внутрішньому переписуванні співробітників пропонується використовувати тільки доповідні записки і тільки з питань, що неможливо вирішити шляхом усних переговорів. Таким чином, матеріали випускної роботи можуть бути корисними як для фахівців обліково-операційного відділу так і для всієї установи.