Діловодство на прикладі виробничого підприємства (ID:26282)

Вступ Розділ 1 загальна характеристика діяльності во “водгео” 1.1 Основні завдання, призначення та можливості виробничого об’єднання «ВОДГЕО» 1.2 Організаційно-структурна схема ВО “ВодГео” Розділ 2. Системи документації та їх функціонування в виробничому об’єднані “водгео” 2.1 Загальний аналіз документообігу в ВО “ВодГео” 2.2 Документування діяльності виробничого об’єднання “ВодГео” 2.2.1 Складання та оформлення документів 2.2.2 Загальна характеристика організаційної документації 2.2.3. Загальна характеристика розпорядчої документації 2.2.2 Загальна характеристика довідково-організаційної документації 2.2.5 Загальна характеристика кадрової документації 2.3 Систематизація та схоронність документів Розділ 3. Організація роботи секретаря-референта на виробничому об’єднанні «водгео» 3.1. Робота секретаря з телефонними дзвінками 3.2. Робота секретаря-референта з відвідувачами на ВО «ВодГео» 3.4. Організаційне забезпечення відряджень керівника Розділ 4 документаційне забезпечення во “водгео” з використанням сучасних технологій програмних засобів 4.1 Виготовлення документів за допомогою персонального комп’ютера 4.2 Використання можливостей Місгоsoft Offis 2000 Ргоfеssіоnаl 4.3 Автоматизація робочого місця секретаря-референта за допомогою Microsoft Outlook Висновок Список використаних джерел На основі отриманих від природи даних можна сформувати себе як особистість, здатну оволодіти бажаною професією, приносити користь суспільству і собі та одержувати задоволення від роботи, що виконується. Повною мірою все сказане відноситься до професії секретаря. Йдеться про секретаря підприємства, установи, організації будь-якої форми господарювання. Вказана професія дуже поширена у всьому світі, особливо серед дівчат і молодих жінок, але не мало на секретарській роботі зайнято і чоловік. За кордоном посада секретаря фірми для молодих чоловік вважається престижною і досить високо оплачується. Популярність цієї професії в сучасній Україні підвищується у зв'язку з переходом до ринкової економіки і появою нових підприємницьких і інших структур. Але в той же час підвищується і рівень професійних і інших вимог до особистості секретаря, що і є актуальністю вибраної теми. Перший розділ, де надається загальна характеристика діяльності виробничого об’єднання «ВодГео». Основними можливостями виробничого об'єднання є: - експлуатація родовищ підземних вод; - приймання, транспортування, зберігання, очищення стічних вод ; - всі види обслуговування, ремонту діючих трубопровідних, кананалізаційних систем, а також прокладка нових мереж; - проектування та монтаж лічильників води і лічильників стічних вод; - надання транспортно-експедиційних послуг; - ремонт будівель споруд виробничого і невиробничого призначення. - загально-будівельні роботи, в т.ч. за замовленням населення - пошук та постачання обладнання виробничого і невиробничого призначення; - різноманітні консультативні послуги; - експорт і імпорт обладнання та товарів; - рекламно-комерційна діяльність; - науково-дослідницькі та впроваджувальні роботи; - розробка, виробництво і реалізація продукції виробничого-технічного призначення; - інші види діяльності, не заборонені законодавством України. Види діяльності, що потребують спеціального дозволу ( ліцензії). Об'єднання може здійснювати після отримання відповідного дозволу (ліцензії). Оскільки Камянський машинобудівний завод є великим підприємством та з великими діловими зв’язками, то відповідно секретар директора цього підприємства повинен відповідати високим вимогам. Секретар-референт повинен відрізнятися ініціативою, умінням ухвалювати самостійні рішення в межах своєї компетенції, не чекаючи вказівок керівника з кожного приводу. До найважливіших якостей секретаря-референта відноситься - пунктуальність. Особливо велике значення має своєчасність пред'явлення документів і інформації для ухвалення рішень, організація зустрічей, нарад. Секретар-референт ніколи нічого не повинен забувати і своєчасно проінформувати, нагадати, організувати. До особистих якостей секретаря-референта потрібно віднести і його прагнення до постійного поповнення і вдосконалення як загальних, так і професійних знань референта. Аналіз показав, що процвітаючі люди завжди знаходять мову з оточуючими і ніколи не панікують наперед, якщо стикаються з новою проблемою, вони не скажуть, що з цим не знайомі або їм це не під силу. Натомість прозвучить: «З цією справою доведеться розібратися» або «Над цим питанням необхідно подумати». А це істотна різниця в підході. Якщо секретар замислюється про кар'єру і успіх, необхідно розвивати цей оптимістичний підхід. В той же час не потрібно забувати, що секретар повинен завжди знаходитися як би «в тіні» свого шефа. Найважливіший життєвий ресурс, секретаря, який використовується з різною віддачею. Причому від ефективності його використання в значній мірі залежить успіх в житті. Цей ресурс - час. Висока особиста організованість є один з найважливіших чинників досягнення успіху. Виявленні в результаті цього вивчення закономірності стали основою для розробки нижченаведених рекомендацій щодо організації робочого часу. План робочого дня секретаря залежить від відповідного плану керівника. Планування необхідно здійснювати на день, тиждень, місяць, квартал, рік. Необхідно свій день організувати так, щоб протягом всього робочого часу допомагати керівнику у виконанні намічених ним заходів. Інформувати керівника про якісь події краще наперед: за годину, а якщо захід важливий, то і за день. Перед виходом секретар зобов'язаний прибрати всі документи, закрити на ключ сейф і шафи і привести в порядок своє робоче місце. Необхідно вимкнути з сіті технічні засоби, за винятком здійснюючих прийом і передачу інформації в черговому режимі (автовідповідач, факс, модем і т.п.). Дані рекомендації можуть бути корисними секретарю. Другий розділ, в якому описується аналіз організації роботи секретаря з документами. Прийом та обробка службової кореспонденції, яка надходить, здійснюється секретарем ВО «ВодГео». Документообіг установи забезпечує начальник діловодства, веде реєстрацію вхідних та вихідних документів. Основні принципи складання службових документів: — документ повинен бути переконливим; — документ повинен бути написаним стисло, аргументування повинне бути не стільки вичерпним, скільки достатнім; — текст службового документа повинен бути однозначним; — вживаються стандартизовані словесні обороти; — службові документи пишуться в нейтральному тоні, не припускається емоційно-експресивне забарвлення. Прийом службової кореспонденції, яка надходить, здійснюється експедицією, діловодством або секретарем ВО «ВодГео». Для запису тексту прийнятих і переданих телефонограм у секретаря машинобудівного заводу ведеться книга прийнятих і переданих телефонограм. Прийняті телефонограми секретар подає посадовим особам, яким вони адресовані, для ознайомлення або прийняття рішення. Після ознайомлення з телефонограмами посадові особи розписуються в указаній книзі. Попередній розгляд документів здійснює секретар установи або інша особа, яка призначається наказом керівника установи. Контроль за виконанням документів на підприємстві веде також секретар. Справи ВО «ВодГео» підлягають оформленню по завершенні року. Оформлення справ включає комплекс робіт з їх технічної обробки і проводиться співробітниками відповідних структурних підрозділів при методичній допомозі і під контролем відомчого архіву. Третій розділ присвячений бездокументній організації роботи секретаря, а саме аналізу роботи секретаря з телефонними дзвінками, відвідувачами. Організація нарад, відряджень керівника та презентацій. В обов'язки секретаря входить приймання вхідних телефонних дзвінків, сортування їх, докладання керівнику і, враховуючи пріоритетність, перемикання їх на шефа. За винятком дзвінків від вищестоящих керівників обов'язково запитувати про ціль дзвінка, щоб визначити ступінь терміновості і важливості розмови. При цьому треба стежити за культурою телефонного спілкування і не вживати такі фрази: «Він на важливій зустрічі» «У нього важливий візит» і та ін. Подібні фрази викликають неприємне відчуття образи людини, що телефонує, яка хоче, щоб з нею обходилися як з поважною особою, а не давали зрозуміти, що хтось інший є важливішим. Телефонограми повинні бути по можливості короткими, складеними з простих пропозицій. Найчастіше саме секретарю доводиться зустрічати відвідувачів, що прийшли на прийом до керівника або його заступників. Прийом відвідувачів - одна з найважливіших функцій секретаря. Перше враження про фірму (установу) складається саме від рівня організації прийому. Секретар відповідає за організацію прийому всіх відвідувачів ВО «ВодГео». На секретаря часто лягає обов'язок підготовки службових відряджень співробітників і керівника. Він готує проекти наказів про відрядження, виписує посвідчення про відрядження, реєструє їх в журналі. Посвідчення про відрядження мають типову форму, і тому секретар їх тільки заповнює, керуючись наказом про відрядження. Четвертий розділ містить інформацію про автоматизацію обслуговування секретаря на ВО «ВодГео». Технічними засобами, якими частіше за все користується секретар, є телефон, телефакс, персональний комп'ютер, факс-модем, копіювальний апарат, машина для знищення паперів. Секретар повинен знати, уміти і максимально використовувати наявні засоби для підвищення ефективності своєї праці. Добрим помічником секретаря при плануванні робочого дня може служити ПК. На ринку програмних продуктів пропонуються багато цікавих розробок, які надають в розпорядження користувача: календар, телефонний довідник, перелік завдань, блокнот і т. п. Найпопулярнішими серед них є інформаційні системи Lotus Organizer і Outlook. Для рішення широкого кола задач по плануванню і організації роботи Outlook має наступні функціональні елементи: - календар; - організатор задач; - обробка повідомлень; - організатор контактів і зборів; - щоденник; - записну книжку. Всі перераховані елементи взаємодіють один з одним, тому що вони є цілим набором фільтрів єдиної бази даних Outlook. Отже нами було зроблено такий висновок, що у секретарів повинна бути така якість, як доброзичливість, уміння поводитися з відвідувачами, розташувати їх до себе. Можна навіть організувати так звані курси секретарів, де буде проводитись навчання їх діловим і особистим якостям, які властиві цій професії. У нас в країні вже є такі, але вони не завжди дають той багаж знань, який необхідний в роботі секретаря. Секретар - важлива професія, особливо у наш час, в епоху створення все нових і нових фірм. Більшою мірою від нього також буде залежати успіх фірми або підприємства.