Зразок роботи
РОЗДІЛ 1. ДІАГНОСТИКА ЕФЕКТИВНОСТІ ІНФОРМАЦІЙНИХ КОМУНІКАЦІЙ НА ПІДПРИЄМСТВІ
Діагностика процедур пошуку інформації
Етап1. Вибір об’єкту діагностування: організація в цілому, підрозділ, процес, функція управління
Об’єктом дослідження було обрано ПАТ «Carlsberg Ukraine». Загальну інформацію про ПАТ наведено в таблиці 1. Компанія «Carlsberg Ukraine» є частиною «Carlsberg Group», однієї з провідних пивоварних груп у світі з великим портфелем брендів пива та інших напоїв.
Carlsberg Group - найбільший датський інвестор на території України.
У компанії працює понад 1500 чоловік.
Організаційна структура ПАТ «Carlsberg Ukraine»
Організаційна структура Товариства включає мережу з 3 представництв та 2 філій:
• Адреса Запорізького пивоварного заводу – юридична адреса ПАТ «Carlsberg Ukraine»;
• Представництво Публічного акціонерного товариства "КАРЛСБЕРГ УКРАЇНА";
• Представництво Публічного акціонерного товариства "КАРЛСБЕРГ УКРАЇНА" в місті Одесі;
• Представництво Публічного акціонерного товариства "КАРЛСБЕРГ УКРАЇНА" в місті Донецьку;
• Філія Публічного акціонерного товариства "КАРЛСБЕРГ УКРАЇНА" "ЛЬВІВСЬКА ПИВОВАРНЯ;
• Філія Публічного акціонерного товариства "КАРЛСБЕРГ УКРАЇНА" в м. Києві.
Схематично організаційна структура компанії та структура департаменту персмоналу подані в додатку А.
Філії підприємства безпосередньо займаються випуском та реалізацією продукції. Представництва підприємства безпосередньо займаються реалізацією продукції на містах, ведуть договірну роботу зі споживачами продукції, контролюють роздрібну торгівлю на містах. Підприємство не планує подальшого розвитку мережі філій та представництв.
За даними Nielsen , за підсумками 2015 року Carlsberg Ukraine посідає позицію №2 на ринку пива України з часткою 29,6% у натуральному виразі , на ринку квасу частка компанії складає 35,8% у натуральному виразі.
У портфель Carlsberg в Україні входять алкогольні та безалкогольні напої наступних торговельних марок:
• українських ТМ «Львівське», «Арсенал», «Славутич», «Жигулівське Запорізького Розливу», «Хмільне», «Квас Тарас»;
• міжнародних ТМ: Somersby, Guinness, «Балтика», Carlsberg, Tuborg, Kronenbourg 1664, Kilkenny, Harp, Warsteiner, Grimbergen, König Ludwig, солодкі безалкогольні напої ретро-серії та інші.
Компанія Carlsberg Ukraine має стабільну і успішну ділову репутацію, про що свідчить лідируюче місце (№1) у рейтингу 2016 року «Репутаційні АКТИВісти» у номінації «Репутаційна стабільність».
Компанія Carlsberg Ukraine входить до 20-ки найбільших платників податків України (за даними рейтингу «ТОП-100 платників податків України» видання «Економічна правда», 2015 р.), а також один із кращих роботодавців України (за даними видання «Капітал 500. Найкращі роботодавці України», 2014 р). Веб-сайт компанії Carlsberg Ukraine увійшов до ТОП-10 найбільш прозорих сайтів України.
В компанії працює високоосвічений персонал:
• у 2015 році віце-президент з персоналу Carlsberg Ukraine увійшла в ТОП-20 кращих HR-директорів країни;
• віце-президент з фінансів та IT Carlsberg Ukraine увійшов до ТОП-100 провідних фінансистів України.
Таблиця 1
Загальна інформація про ПАТ «Carlsberg Ukraine» - об’єкт дослідження (на момент проведення дослідження)
Ознаки Характеристика
1 Назва підприємства ПАТ «Карлсберг Україна»
2 Місце знаходження (юридична адреса) 69076, Україна, м. Запоріжжя, вул. Георгія Сапожнікова, 6
3 Дата створення 05.08.1993
4 Форма власності Приватна
5 Організаційно-правова форма Публічне акціонерне товариство
6 Основна сфера діяльності Виробництво пива, сидру та інших плодово-ягідних вин, безалкогольних напоїв; виробництво мінеральних вод та інших вод, розлитих у пляшки. Оптова торгівля напоями.
7 Величина активів, тис. грн. 4972260
7.1 у т.ч. частка необоротних активів (%) 39%
7.2 частка оборотних активів (%) 61%
8 Чисельність персоналу 1500
9 Тип організаційної структури (лінійно-функціональна, функціональна, матрична, проектна, процесна) Лінійно-функціональна
10 Місія підприємства «Збережемо вікові традиції пивоваріння для майбутнього покоління»
11 Стратегічні цілі підприємства (вказати за умови їх формальної наявності в документації) • Залучити до співтовариства Carlsberg Circular Community (CCC) 17 партнерів до 2017 р.;
• Посилити програму КСВ перед споживанням продукції молоддю;
• 16 березня компанія запустила новый план під назвою SAIL ’22 (Парус ’22), що передбачає посилення ключові бренди такі, як Carlsberg, Tuborg и «Балтика»;
Продукція Carlsberg Ukraine високо оцінена на міжнародних ринках. Компанію Carlsberg Ukraine удостоєно 16 нагородами на Міжнародному конкурсі пива:
• Гран-прі конкурсу отримали три продукти: новинка «Квас Тарас Білий» за найвищу якість хлібного квасу, преміальне французьке пиво «Kronenbourg 1664 Blanc» за найвищу якість ліцензійного пива, а також другий рік поспіль.
• Гран-прі отримав крафтовий сорт «Львівське Robert Doms Віденський» за найвищу якість напівтемного пива.
• Золотими медалями за високу якість продукції було відзначено сидр «Somersby», спеціальне пиво «Славутич Ice Mix Scotch Type Cola», ліцензійні сорти «Kronenbourg 1664» і «Балтика Розливне М'яке», світле пиво «Рибалка Соня» і «Жигулівське Запорізького Розливу», безалкогольне «Балтика №0», 3 сорти ТМ «Львівське» («Львівське 1715», «Robert Doms Богемський» і «Robert Doms Мюнхенський»), а також хлібний квас «Квас Тарас».
Етап 2. Визначення міри зрілості інформаційних потреб працівників
Оскільки ринок пива характеризується високою інтенсивністю та конкурентністю в галузі, то для всіх працівників, а особливо для управлінського персоналу є характерним є виникнення когнітивних потреб. Найчастіше це буває у таких випадках:
• необхідність вибору з-поміж альтернатив (на приклад, прийняття рішення щодо запуску нового бренду, закриття бренду. проведення Promo акцій);
необхідність подолання бар'єру для ведення своєї господарської діяльності (прикладом такого можуть слугувати законодавчі зміни в 2015р., коли пиво було прирівнено до алкоголю; акциз на пиво на 2016 р. значно підняли до 2,48грн /л.);
• необхідність подолання розгубленості (коли головні конкуренти змінюють свої тактику ведення бізнесу)
• необхідність вирішення проблеми (ситуація, коли компанії необхідно залучати нові інвестиції).
Для запобігання вище наведених та інших проблем обрано ПАТ «Carlsberg Ukraine» застосовує обидва методи збору інформації щодо змін внутрішнього та зовнішнього середовища підприємства. Компанія збирає дані при їх виникненні, тобто використовує активний підхід пошуку інформації:
• регулярно проводяться інтерв’ю, опитування, фокус-групи споживачів
• застосовується панель (Так, на приклад департамент персоналу періодично проводить опитування, анкетування, тестування співробітників);
пасивний підхід (вторинні, кабінетні дані ):
• внутрішні - це внутрішньофірмова інформація. До неї можна віднести різні звіти (про збут, бюджет), матеріали виробничих нарад, доповідні записки, дані про рекламації, матеріали інших, досліджень, що проводяться на фірмі, і т.п.
• зовнішні - це інформація, що надходить на підприємство ззовні : урядові і неурядові джерела (статистичні дані, матеріали друку, наукових досліджень, рекламних видань, інформація, одержана на ярмарках, конференціях, і т.п.). Так, на приклад, департамент стратегії та оцінки комерційної ефективності використовує аналітичні дані компанії Nielsen, що вже оброблені та збережені.
В компанії працює бібліотека, де кожен працівник має можливість знайти цікаву і корисну для себе інформацію. Також добре налагоджена система внутрішніх комунікацій, які грунтуються на основі сучасних методів та технологій, що дозволяє працівникам оперативно отримати потрібну інформацію від колег з іншого департаменту, філії, не залежно від свого місця знаходження.
Етап 3. Встановлення міри обізнаності працівників про розташування інформаційних ресурсів організації (наявність системи каталогів, довідників, карти знань тощо)
В компанії розроблена та впроваджена програма адаптації новоприйнятих працівників до максимально ефективного виконання ними своїх функціональних обов'язків, прийняття ними корпоративної культури та політик компанії, а також забезпечення їм належної підтримки. Дана програма дозволяє не лише ознайомитися зі стратегією компанії, а й дізнатися ряд важливих питань:
• способи пошуку необхідної інформації (залежно від департаменту в якому працює працівник, йому надається доступ до внутрішнього порталу компанії та до інформації, що необіхдні для його діяльності та загального розвитку);
• наявність внутрішнього корпоративного журналу компанії, в якому висвітлюється інформація про зміни на ринку пива та в компанії;
• наявність каталогів та систем управління різними проектами та роботою персоналу.
З метою аналізу ступеня отримання можливої інформації було проведено діагностику використання інформації. Результати діагностики наведенні в Додатку Б. Проаналізувавши результати діагностики, робимо висновок про високий ступінь отримання необхідної інформації працівниками компанії. Високому значенню цього показника посприяла ефективна робота ІТ-відділу та департаменту управління персоналу.
Етап 4. Визначення ступеню персоніфікації відповідальності за організацію доступу до інформації
Департамент персоналу компанії функціонує відповідно до міжнародних стандартів задля ефективного розвитку персоналу та компанії загалом. У департаменті окремо виділений напрям навчання та розвитку персоналу. Керівником даного напряму є менеджер з навчання і розвитком персоналу. Цей структурний підрозділ займається розробкою та впровадженням різних проектів для підвищення кваліфікації персоналу, організовує тренінги як внутрішні, так і за межами компанії і навіть країни. Тренінги різняться за тривалістю, способом проведення та цільовим призначенням. Компанія намагається проводити навчальні курси з метою розвитку персоналу всебічно, розвиваючи обізнаність в сфері охорони здоров’я, соціальної відповідальності, правозахисній сфері тощо.
Послідовність діагностики процесу використання інформації та знань
Етап 1. Оцінка можливостей організаційної структури та фізичного середовища щодо обміну інформацією, концентрації необхідних знань та компетенцій, розпорошених в різних підрозділах
Організаційна структура управління Carlsberg Ukraine (рис. 1) є централізованою. Генеральний директор – Шевченко Євген Вікторович, в його підпорядкуванні знаходяться 8 департаментів (департаменту безпеки; департаменту комунікацій; департаменту маркетингу; департаменту операційної діяльності; департаменту персоналу; департаменту правових питань; департаменту продаж; департаменту фінансів та ІТ). Менеджери різних підрозділів мають можливість здійснювати всі функції щодо їх діяльності, самостійно, несучи повну відповідальність за функціонування своєї ділянки перед віце-президентом у цій сфері.
Рис. 1. Організаційна структура управління Carlsberg Ukraine
Всі стратегічно важливі рішення приймають керівництвом у м. Запоріжжі, адже саме там консолідується вся звітність Carlsberg Ukraine.
Етап 2. Оцінка можливостей організаційної культури щодо вільного використання інформації і знань
На сайті компанії існує спеціально створений каталог, що фіксує ідеї всіх бажаючих. Ідея кожного співробітника – детально розглядається та оцінюється. Політика компанії спрямована на те, щоб прислухатися і чути нові ідеї для розвитку компанії. Часто проводяться мотиваційні програми для заохочення розробляти нові ідеї для підвищення ефективності діяльності компанії та утвердженню своєї конкурентної позиції.
У компанії Carlsberg Ukraine використовуються наступні види комунікацій:
1) Внутрішні розсилки (кадрові зміни, організаційно-господарські питання, анонсування заходів компанії, привітання зі святами, Newsletters, Beer News, Carlsberg this week, Digest внутрішніх новин, Звернення ПЧ до співробітників).
2) Корпоративний журнал «Пивовар» – внутрішньокорпоративне видання, що висвітлює головні події компанії та поширюється по 3 заводам і представництвам.
3) Портал http://carlsberg-ukraine/ (Новини, інформація від керівництва, база документів, фото і відео, міфи про пиво, презентації, корисна інформація, опитування, зворотній зв’язок, сервіс – NEWS BOX!
4) Квартальні зустрічі – зустрічі, на яких обговорюються стратегії, результати діяльності та актуальні питання компанії. Проводяться щоквартально на трьох заводах. Участь приймають всі менеджери і співробітники компанії.
У компанії існує чітка система звітності та підпорядкування керівників нижчої ланки перед вищим керівництвом. Генеральному директору звітуються віце-президенти департаментів, яким, у свою чергу, звітують менеджери відділів.
На основі власного спостереження під час проходження практики та отриманої інформації на підприємстві, було здійснено діагностику використання інформації в ПАТ «Carlsberg Ukraine» (Див. Додаток В). Результати проведеного аналізу показали, що 87% інформації, яка може бути використана персоналом використовується. Це є досить високим показником, що свідчить про ефективно розроблену систему управління знаннями та інформацією на підприємстві.
Магістр