Зразок роботи
3.2. Бухгалтерський архів
Бухгалтерський архів організовується наступним чином: після закінчення кожного звітного місяця всі меморіальні ордери (проводки) або журнали-ордери і відомості разом документами повинні бути підібрані в порядку послідовності їх номерів і переплетені.
Для деяких документів (наприклад, для договорів про прийом на роботу, особових рахунків робітників та службовців тощо) термін зберігання встановлений з урахуванням віку осо¬би, на яку ці документи були заведені. У Переліку №578/5 цей термін зберігання встановлений в 75 років – "В".
Отже, тривалість зберігання справи після її закриття (закінчення) діловодством повинна дорівнювати різниці 75 років – "В", де "В" – вік особи на момент закриття справи.
Примітка "Поки не мине необхідність" означає, що документація має тривале практичне значення. Термін її зберігання визначається самими організаціями. В такому випадку розрахунок термінів зберігання документів здійснюється з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, розрахунок терміну зберігання справ, завершених діловодством у 2005 році, починається з 01.01.2006 р. Терміни зберігання документів у Переліку № 578/5 диференційовані за двома групами організацій.
Недотримання строків зберігання бухгалтерських документів є по¬рушенням установленого порядку ведення бухгалтерського обліку, і відповідальність за таке порушення настає відповідно до ст. 164 Ко¬дексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 № 8073-X, де зазначено, що відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку тягне за собою накладення штрафу від восьми до п'ятнадцяти неоподатко¬вуваних мінімумів доходів громадян.Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне з правопорушень, зазначених у частині першій цієї статті, тягнуть за собою накладення штрафу від десяти до двадцяти не-оподатковуваних мінімумів доходів громадян.
Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може здійснюватися тільки за дозволом головного бухгалтера.
Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств, установ може бути здійснено тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розпис відповідній посадовій особі підприємства, установи.
З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазна¬ченням підстав і дати їх вилучення.
Якщо вилучаються неупорядковані томи документів (не перепле¬тені, не про-нумеровані тощо), то з дозволу і в присутності представ¬ників органів, які здійс-нюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи можуть упо-рядкувати ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечата-ти, засвідчити своїм підписом та печаткою).
Видача справ з бухгалтерського архіву іншим структурним підрозділам об'є-днання або підприємства проводиться за розпорядженням головного (старшого) бухгалтера. При цьому на місце вилученого документа поміщається його копія з зазначенням на звороті підстави і дати вилучення оригіналу. На документи, що підлягають знищенню, складається акт. Після його затвердження документи пере-даються організаціям, які заготовляють вторинну сировину. Видача справ з бухга-лтерського архіву іншим структурним частинам даного підприємства проводиться тільки за розпорядженням головного (старшого) бухгалтера.
Терміни зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерсь-ких звітів, балансів, податкової звітності та іншої доку¬ментації на підприємстві визначаються відповідно до "Переліку ти¬пових документів, які створюються в процесі діяльності органів дер¬жавної влади, місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств".
Для більшості видів бухгалтерської документації термін зберіган¬ня визначе-ний у три роки за умови завершення перевірок Державної фіскальної служби України.
Після цього первинні документи надходять в поточний бухгалтерський архів, в якому підлягають зберіганню один рік. Після закінчення зазначеного терміну документи передаються в постійний архів.
Документи, необхідні для використання в практичних цілях строком до п'яти років, зберігаються в бухгалтерському архіві об'єднання, підприємства, а після цього знищуються без дозволу архівного установи. Документи, що мають науко-во-історичну і практичну цінність, підлягають постійному зберіганню, переда-ються до державного архіву. Архівні документи при журнально-ордерній формі обліку зберігаються в папках (справах) з підрозділом по назвах та номерами жур-налів-ордерів. Всередині папки документи розташовуються в порядку послідов-ності їх записи в журнали-ордери.
Загальний відділ бухгалтерії підприємства веде облік усіх інших господарсь-ких операцій, складає зведені і узагальнюючі документи, організовує бухгалтер-ський архів.
На підставі розмітки в документах відображені в них господарські операції записуються (розносяться) за синтетичними і аналітичними рахунками поточного бухгалтерського обліку. Після розноски операцій по рахунках і звірки даних ана-літичного і синтетичного обліку первинні документи, згруповані за певною сис-темою, направляються в поточний бухгалтерський архів.
На підставі розмітки в документах відображені в них господарські операції записуються (розносяться) за синтетичними і аналітичними рахунками поточного бухгалтерського обліку. Після розноски операцій по рахунках і звірки даних ана-літичного і синтетичного обліку первинні документи, згруповані за певною сис-темою, направляються в поточний бухгалтерський архів.
Після складання звітності документи в переплетеному вигляді в папках пере-даються для зберігання в архів. Встановлено певні терміни зберігання різних до-кументів в бухгалтерському архіві. Після закінчення цих термінів окремі види до-кументів передаються для зберігання в спеціальні державні архіви, а інші знищу-ються. Відповідальність за організацію бухгалтерського архіву і за збереження документів несе головний (старший) бухгалтер.
Раціональний розподіл праці між працівниками облікового апарату означає складання переліку всіх облікових операцій, що підлягають виконанню за місяць, і встановлення норми часу виконання кожної операції працівниками бухгалтерії. Для цього розробляють план організації бухгалтерського обліку. План організації бухгалтерського обліку включає: план документації і документообігу; план інвен-таризації; робочий план рахунків і проект їх кореспонденції; план звітності; план технічного оформлення обліку; план організації праці і підвищення кваліфікації працівників бухгалтерії; план перевірок і ревізії; організація бухгалтерського ар-хіву.
У бухгалтерському апараті проводиться перевірка правильності в документах підрахунків, заповнення наявних реквізитів та оформлення їх відповідними під-писами. Масові документи (наряди на роботу, вимоги на матеріали, накладні і ряд ін.). Об'єднуються в зведені, що полегшують отримання узагальнених показників про однорідні операції. Далі робиться рознесення даних по відповідним обліковим регістрам, які вказуються на документах, після чого вони здаються в поточний бухгалтерський архів.
Після контирування документів господарські операції відображаються в по-точному обліку на синтетичних і аналітичних рахунках. Після складання звітності документи в переплетеному вигляді в папках передаються для зберігання в архів. Встановлено певні терміни зберігання різних документів в бухгалтерському архіві. Після закінчення цих термінів окремі види документів передаються для зберігання в спеціальні державні архіви, а інші знищуються.
В ході діяльності будь-якого підприємства створюється і обробляється вели-чезна кількість різних документів. Перш за все маються на увазі первинні доку-менти. Саме вони є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій та складаються в момент здійснення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення.
Згідно з нормативними вимогами підприємство будь-якої форми власності має забезпечити належне зберігання документів бухгалтерського обліку, строго дотримуючись терміни зберігання бухгалтерських документів.
Так, первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгал-терські звіти і баланси до їх здачі в архів підприємства повинні зберігатися в бух-галтерії у спеціальних приміщеннях або закритих шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.
Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, які забезпечують їх збереження. Зберігання документів бухгалтерського обліку, які пройшли обробку (дотримуючись правил архівування документів), і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства.
Важливим моментом в зберіганні бухгалтерської документації є суворе до-тримання встановлених термінів зберігання документів бухгалтерського обліку, після закінчення яких може ставитися питання про їх знищення. Відбір докумен-тів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта на списання документів (акта на списання бухгалтерських документів) для знищення здійснюються після зведення описів справ підприємства за відповідний період.
Зведені описи і акт розглядаються експертною комісією підприємства одно-часно. Схвалені комісією описи справ, акти знищення документації подаються на розгляд експертно-перевірної комісії відповідного державного архіву.
В Запорізькому обласному центрі з гідрометеорології бухгалтерські докумен-ти заносяться до регістрів бухгалтерського обліку, в кінці місяця підшиваються в папки з товстою палітуркою, на документи складається реєстр (оборотно-сальдова відомість) де пишеться коли надійшов документ та відображаються всі операції за період.
Особові розрахункові відомості прошиваються спочатку в тимчасові папки потім, в кінці року перешиваються в папки та зберігаються в сейфі починаючи з 1987 року. Відомості підшиваються по підрозділам в довільному порядку.
На бухгалтерський архів так і не мають змоги зробити примірну номенклату-ру справ, оскільки працівники фізично не встигають опрацювати велику кількість документів. Знищення документів бухгалтерського архіву не відбувається, також не проводиться експертиза цінностей цих документів.
Особові рахунки з нарахування заробітної плати формуються по роках, усередині справи – за абеткою або за табельними номерами. Якщо за табельними номерами – обов’язково наявність книги реєстрації номерів. При відсутності осо-бових рахунків – підшивати відомості нарахування заробітної плати (за січень – грудень).
Акти нещасних випадків на підприємстві формуються по роках, усередині справи – по даті.
• папку вивернути чистим боком, не розрізати, а складувати;
• 4 проколи;
• будь-якими нитками;
• якщо текст розгорнуто – підшивати за верхній край аркуша;
• якщо аркуш великий – завернути до розміру А4;
• аркуші у справі вирівнювати по нижньому правому краю;
• справа підшивається за рік, якщо справа за декілька років – розділити.
Обкладинка справи – назву писати під трафарет чорною пастою звичайним почерком без скорочень: не приклеювати на обкладинку справи аркуш з назвою, роздрукований на комп’ютері (з часом текст витирається, аркуш може відірвати-ся);
• вгорі – назва підприємства;
• посередині – назва справи;
• Справа № (№ ставиться після затвердження опису (олівцем);
• дата справи: якщо накази або протоколи – дата першого та останнього пи-шеться повністю (наприклад: 12 січня – 13 грудня 2009 року), якщо звіти – писати тільки рік (наприклад: 2009 рік); якщо документ усередині поміся-чний (але справа за рік), то дату ставити так: січень – грудень 2009 року;
• якщо справа поділяється на декілька частин, то на обкладинці вказувати № тому;
• внизу: На ..... листах На.....аркушах
Хранить постоянно Зберігати постійно
До архіву організації передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та щодо особового складу. їх передавання здійснюється тільки за описами справ.
Перед передачею до архіву первинні документи, які відносяться до певного облікового регістру, комплектують в хронологічному поряд¬ку з оформленням до-відки для архіву, де зазначається:
• найменування облікового регістру, до якого відносяться такі пе¬рвинні до-кументи;
• період, до якого відносяться скомплектовані документи;
• перелік скомплектованих первинних документів;
• дата комплектації і передачі документів до архіву;
• підпис відповідальної особи.
Порядок поточного зберігання первинних документів і регістрів бухгалтер-ського обліку призначений забезпечити швидкість і зруч¬ність пошуку необхідного документу. Поточний архів заснований на чіткій класифікації документів і сис-темному формуванні їх в справи.
Загальні принципи формування справ бухгалтерського архіву на¬ступні:
1) Первинні документи, як правило, зберігаються окремо від регіс¬трів бухга-лтерського обліку.
2) Кожна партія первинних документів за поточний місяць, яка відноситься до певного регістру бухгалтерського обліку, комплекту¬ється окремо в хронологі-чному порядку і супроводжується довідкою для архіву, в якій зазначається місяць і рік, шифр синтетичного облі¬ку, номери документів (з № по № включно) і кіль-кість листків.
3) Касові документ, авансові звіти, виписки банків з доданими до¬кументами інші документи (наприклад, рахунки-фактури) повинні бути підібрані в хроноло-гічному порядку і по закінченні поточного місяця переплетені.
4) Кожна справа повинна мати заголовок, який повинен бути коро¬тким і точ-ним, при його складанні необхідно враховувати строки збе¬рігання документів.
Всі документи, які ведуться на підприємствах, формуються в спра¬ви відповідно до затвердженої номенклатури.
Магістр