Зміст
Вступ
1. Теоретичні основи інформаційного забезпечення управління підприємством
1.1. Суть, значення і особливості інформаційного забезпечення
1.2. Технологія інформаційної діяльності
1.3. Ефективність інформаційних систем підприємства
1.4. Формування комплексної інформаційної системи
2. Оцінка інформаційного забезпечення управління підприємством
2.1. Організаційно - економічна характеристика ТОВ „Полтавський інститут економіки і менеджменту”
2.2. Оцінка системи документообігу підприємства
2.3. Аналіз матеріально-технічного забезпечення
3. Вдосконалення інформаційного забезпечення підприємства
3.1. Поліпшення програмного забезпечення в управлінні
3.2. Поліпшення систем автоматизації управління
Загальні висновки і пропозиції
Список використаної літератури
Люди організовують свою діяльність через різні причини - щоб закінчити роботу або завдання, щоб скоротити або видалити дублювання дій, щоб створити центри відповідальності, щоб забезпечити стабільність. Інформаційні системи повинні підтримувати ці цілі. Інформаційні системи забезпечують певні переваги перед конкурентами, автоматизуючи операції усередині системи і покращуючи якість або поставку кінцевого продукту організації. Переваги усередині самої фірми виявляються в підтримці операційного контролю, організації управлінського контролю і в стратегічному плануванні. Також інформаційні системи покращують якість продукту, розширюючи його документальну базу і сервіс. Використовуючи глобальну комп'ютерну мережу Інтернет, керівники здатні одержувати і обмінюватися оперативною інформацією, а також проводити різного роду дослідження.
Таким чином, використання технологій, які входять в поняття інформаційна система - застава успішної діяльності на ринку.
Використання інформаційної технології відноситься до самих суперечливих внутрішньофірмових проблем. Керівництво підприємств часто відмовляється їх вирішувати, оскільки не відчуває себе достатньо компетентним. Рішення звичайно покладаються на керівників інформаційних служб або спеціалізовані зовнішні організації.
Господарські ризики, пов'язані з інформаційними технологіями, постійно ростуть, і неясно, до яких пір керівництво підприємств недооцінюватиме цей важливий стратегічний ресурс. Правда, останнім часом вищий менеджмент став уважніше відноситися до інформаційних технологій. Саме від нього повинні виходити вирішальні ініціативи по зміні ситуації в даній сфері.
Можна виділити шість зацікавлених груп, від яких залежить ухвалення рішень у сфері інформаційних технологій:
- вище керівництво, яке повинне управляти інформаційними технологіями як стратегічним потенціалом підприємства;
- фахівці, що займаються пошуком системних рішень для оптимізації спеціальних функціональних задач;
- менеджери окремих господарських підрозділів, які повинні використовувати технології через логіку своєї господарської діяльності, щоб задовольняти запити клієнтів, знижувати витрати і т.д.;
- менеджери служб бухгалтерсько-фінансового обліку, якщо такі передбачені організаційною структурою підприємства;
- постачальники інформаційних технологій, які повинні пропонувати послуги в суворій відповідності з проблемними установками своїх споживачів;
- власний інформаційно-технологічний підрозділ.
На багатьох підприємствах подібні групи інтересів не одержують визнання. Вища керівна ланка часто делегує відповідні функції групі керівників, стежачи за виконанням декількох заданих показників. Свідома відмова вищого менеджменту від своїх обов'язків приводить до ухвалення малокомпетентних рішень, постановки нереальних планових задач. Відсутня також належна мотивація в цій сфері.
Фахівці через обмеженість своєї сфери діяльності часто позбавлені можливості мати повну ясність щодо всього процесу виробництва товарів і послуг. Звідси виникають нереалістичні вимоги до інформаційних технологій. Фахівці повинні удосконалювати свої знання про виробничий процес, з'ясовувавши при цьому роль інформаційних технологій в ньому.
Менеджери відділів бухгалтерсько-фінансового обліку виконують роль свого роду "перекладачів" при обговоренні з клієнтом рішень в області інформаційних технологій. Вони повинні також вносити ясність щодо очікувань клієнтів і користувачів, пов'язаних з інформаційно-технологічними послугами.
Що стосується постачальників інформаційних технологій, то основна проблема полягає у взаємостосунках з клієнтом, який часто вимушений миритися з роллю "піддослідного кролика". Недалекоглядна збутова політика нерідко обмежується розміщенням одного або декількох замовлень. Разом з цим зростає залежність постачальників інформаційних технологій від розробників програмного забезпечення. Для вирішення цих проблем постачальникам рекомендується переходити на більш сучасну господарську стратегію, в основі якої лежать орієнтація на клієнта, ключові компетенції, довгострокові зв'язки з клієнтурою на базі взаємного довір'я, велика гнучкість і готовність до ризику.
Від внутрішньофірмових інформаційно-технологічних підрозділів вимагається активно залучати користувачів до обговорення питань інформаційних технологій, кооперуватися в рішенні господарських проблем, встановлювати розумні межі децентралізації, спрощувати робочі процедури і ін.
Повний перехід до електронної форми інформації поки що неможливий по ряду об'єктивних причин, обумовлених не обмеженнями сучасних інформаційних технологій (вони якраз вже цілком дозріли для цього і мають в своєму арсеналі всі необхідні інструменти), а зовнішніми по відношенню до них чинниками (законодавство, інерція мислення, недостатній рівень комп'ютеризації в середньому по країні). Тому, кажучи про концепцію побудови комплексних інформаційних систем, не можна не згадати таку актуальну на сьогоднішній день проблему, як поєднання в документообігу підприємства електронних і паперових документів.
В першій частині даної дипломної роботи, яка присвячена проблемі удосконалення інформаційного забезпечення підприємства розглянуто теоретичні аспекти інформаційного забезпечення організації, зокрема: подана інформація про суть, значення і особливості інформаційного забезпечення, зокрема про необхідність достатнього інформаційного забезпечення для здійснення ефективного управління організацією. Також розглянута технологія інформаційної діяльності, яка базується в основному на використанні електронно-обчислювальної техніки. Подана характеристика умов ефективного функціонування ЕОМ: рівень самих обчислювальних машин; їх програмного забезпечення; підготовленість середовища застосування і передумови створення комплексної інформаційної системи підприємства.
Друга частина дипломної роботи розкриває питання оцінки інформаційного забезпечення об’єкта дослідження – Полтавського інститута економіки і менеджменту – вищого закладу освіти, яке створено у формі товариства з обмеженою відповідальністю. Аналіз основних показників його діяльності показав, що: з року в рік техніко-економічні показники в основному ростуть, але ростуть різними темпами. Легко помітити, що більш високі темпи зростання були в 2003 році, ніж в 2004 році. Це зв'язано з тим, що в 2003 році були проведені низка заходів щодо поліпшення інформаційного забезпечення управління: модернізація персональних комп'ютерів; створення локальної мережі; підключення до глобальної мережі Інтернет; створення відділом програмування автоматизованих систем, що полегшують роботу керівників.
Аналіз документообігу підприємства показав, що на діяльність ТОВ справляють вплив досить значна кількість різноманітних документів, як внутрішніх так і зовнішніх. Основними їх видами, найбільш поширеними в управлінській діяльності є: організаційні (положення, статути, правила, інструкції) і розпорядчі (постанова, наказ, розпорядження, рішення).
Крім того, зроблений аналіз показав, що ПІЕМ має тенденцію до збільшення документообігу, тому і час на створення, обробку і реєстрацію документів зростає. Стан матеріально – технічного забезпечення організації, що безпосередньо впливає на стан інформаційного забезпечення організації можна охарактеризувати як задовільний.. Керівник в своїй діяльності використовує різні технічні засоби для прийняття управлінських рішень: телекомунікаційний зв'язок (телефон, факс, пейджер, пошта, електронна пошта, локальна мережа, глобальна мережа Інтернет), обчислювальна техніка (персональний комп'ютер, калькулятор), копіювально-розмножувальна техніка (принтер, сканер, ксерокс, ризограф), інформаційні системи (телебачення, газети, журнали).
Проте є деякі проблеми: телефонна станція є недостатньо потужною і це негативно позначається на роботі керівників підрозділів. Це втрата часу керівником, це зниження іміджу організації, втрата потенційних клієнтів. По –друге, через необізнаність недостатнє використання працівниками організації локальної і глобальної мереж для передачі і отримання інформації. По-третє, значний стан зносу парку персональних комп’ютерів і їх моральна застарілість.
В третьому розділі подано наступні пропозиції:
1. Запровадження електронної системи комплексної автоматизації документообігу (DIRECTUM), що дозволить повністю автоматизувати документообіг підприємства.
2. На прикладі Центру довузівської підготовки наочно показано необхідність заміни застарілого парку комп’ютерів на нові, більш сучасні. На основі зробленого дослідження було з’ясовано, що продовження встановлення сучасного обладнання, вартість якого 11 тис.грн., дозволить скоротити час керівництва і обслуговуючого персоналу на виконання своїх обов’язків і окупиться менше ніж за рік.
3. Ширше використання можливостей локальної мережі і глобальної мережі Інтернет.
Запропоновані заходи дозволять знизити управлінські витрати, скоротити час на здійснення документообіг, покращити якість праці і отримати більший прибуток.
Перелік графічного матеріалу
Рис.1.1 Процес передачі і отримання інформації
Рис.1.2 Система управління об'єктом
Таблиця 1.1 Типи інформаційних систем
Таблиця 1.2 Об'єм виробництва по галузях світової промисловості
Рис. 2.1 Структурна схема ТОВ „Полтавський інститут економіки і менеджменту”
Таблиця 2.1 Основні техніко-економічні показники діяльності підприємства
Рис. 2.2 Документообіг ТОВ „ПІЕМ”
Таблиця 2.2 Статистичні дані по загальній кількості основних документів
Таблиця 2.3 Структура документообігу в розрізі окремих видів документів
за 2003-2004 рр.
Рис. 2.3 Структура документообігу за 2003 рік
Рис. 2.4 Структура документообігу за 2004 рік
Таблиця 2.4 Угрупування видів документів по підрозділах
Рис.2.4 Динаміка об'єму документообігу по підрозділах
Таблиця 2.5 Виявлення сезонності в об'ємі документообігу
Рис.2.5 Динаміка об'єму документообігу протягом року
Таблиця 2.5 Характеристики роботи телефонної мережі
Таблиця 3.1 Розподіл обов'язків на місяць
Рис. 3.1 Динаміка управлінських витрат
Таблиця 3.2 Визначення економії від зниження трудомісткості
Магістр