Характеристика видів та форм бюджетів (ID:1019727)

Бюджетування - це процес планування майбутніх операцій підприємства у вигляді системи бюджетів. На більшості успішних підприємств України постійно готують систему бюджетів, оскільки бюджетування дозволяє вирішити низку конкретних практичних завдань. Метою бюджетування є; 1 - підготовка досяжного плану розвитку підприємства; 2 - забезпечення злагодженої роботи всіх підрозділів: - відділ закупок повинен закупати те, що необхідно для виробництва; - виробничий відділ повинен виробляти те, що планує реалізувати відділ збуту; - відділ збуту повинен працювати з тими замовниками, які можуть оплатити свої замовлення; - жоден підрозділ не повинен нести витрат більше, ніж організація може оплатити (забезпечення усвідомлення витрат на діяльність). 3 - змусити менеджерів: - кількісно обґрунтовувати свої плани; визначати, у який час ресурсів підприємству не вистачатиме для задоволення виробничих потреб, щоб своєчасно забезпечити надходження додаткових ресурсів; - створювати запаси готової продукції тоді, коли попит перевищує пропозицію (дефіцитом ресурсів може стати готова продукція); - організовувати набір та навчання виробничого персоналу, щоб бути готовим до збільшення обсягів реалізації при підвищенні попиту; - організовувати придбання додаткових виробничих потужностей (площ, обладнання); - організовувати надходження додаткових коштів у той час, коли витрати перевищать наявні кошти (дефіцитним ресурсом стануть гроші); 4 - підготувати основу для порівняння з фактичними результатами (еталон). Порівняння фактичних результатів із запланованими дає можливість визначати ефективність і результативність діяльності. 5 - встановити пріоритети, щоб сприяти здійсненню "вигідних" витрат та протистояти неекономному використанню коштів; 6 - мотивація працівників шляхом орієнтації на досягнення мети підприємства; (бюджети стають мірою для оцінки діяльності менеджерів). При цьому виконавці повинні вважати поставлені цілі доречними, розумними. 7 - виконання вимог законів та контрактів Щоб реалізувати ці цілі бюджетування здійснюється за двома напрямами: Взаємозв'язок цих напрямів полягає в тому, що на підставі бюджетів окремих підрозділів визначають ставку розподілу їх накладних витрат між окремими видами продукції. А стандарти, норми використовують для складання бюджетів витрат на виробництво. Бюджетний період повинен: - бути достатньо довгим, щоб своєчасно відновлювати ресурси; - бути достатньо коротким, щоб забезпечити точність розрахунків; - відповідати вимогам до підготовки зовнішньої звітності (для більшості - це рік). Види бюджетів, підходи до організації та стадії бюджетування Визначальними характеристиками бюджету підприємства є: - формалізація (кількісне вираження)-що бюджет – це насамперед набір цифр. - централізація - бюджет охоплює тільки централізовано встановлювані апаратом управління (директивні) показники для окремих підрозділів (центрів відповідальності). Методологія бюджетування на окремих підприємствах може відрізнятися. Має місце планування ”зверху вниз” (проекти бюджетів підрозділів розробляють служби апарату управління); ”знизу нагору” (проекти бюджетів розробляють безпосередньо підрозділи); зустрічне планування (проекти бюджетів розробляють підрозділи з наступним коригуванням службами апарат управління). Однак, в кінцевому підсумку, затвердження бюджетних показників бюджетів здійснюється ”апаратом управління (директивним органом) – підрозділ (центр відповідальності за виконання затверджених показників бюджетів)”. - ”наскрізний характер”(системність) - означає, що в бюджетному процесі сукупність бюджетів окремих центрів відповідальності в обов'язковому порядку формує зведений бюджет підприємства в цілому. Іншими словами, в кінцевому підсумку об'єктом бюджетування служить бізнес підприємства як єдине ціле, і показники бюджетів для окремих підрозділів і по окремих сегментах господарської діяльності встановлюються, виходячи з критерію максимізації кінцевих фінансових результатів підприємства в цілому, а не лише підвищення ефективності конкретного окремого сегмента. Види бюджетів і сфера їхнього застосування Види бюджетів Характер інформації Бюджет виробництва Визначає необхідний запас готової і незавершеної продукції для забезпечення безперебійної роботи підприємства Бюджет продажів складається на всіх підприємствах. Він містить дані про реалізацію продукції (послуг) по товарних групах (групах послуг) або по виробах у натуральному і вартісному вираженні у відповідному угрупованні. Бюджет потреб у матеріалах Визначає кількість матеріалів, необхідних для виробництва, а також кількість матеріалів, яку необхідно закупити Бюджет витрат на оплату праці Визначає планові витрати на оплату праці Бюджет загальновиробничих витрат Визначає планові витрати цеху на утримання і експлуатацію устаткування Бюджет собівартості продукції загальна планова собівартість продукції на наступний період. Він включає залишки на початок періоду, витрати на виробництво / закупівлю товарів, і прогнозовані запаси на кінець періоду Фактично містить у собі бюджети потреб виробництва і загальновиробничі витрати. Бюджет загальних і адміністративних витрат включає витрати на утримання управлінського персоналу й інші загальнофірмові витрати. Сюди можуть бути віднесені такі витрати як заробітна плата управлінського персоналу, зв'язок, оренда офісу, комунальні платежі, витрати на навчання тощо. Бюджет комерційних витрат Визначає витрати на реалізацію продукції, рекламу, знижки, дослідження ринку і т.п. Бюджет Інвестиційний відображають загальний обсяг реальних інвестицій (капіталовкладень), напрямки їхніх витрат і джерел фінансування. Найперспективнішим нині є метод самофінансування, за якого частка власних коштів у загальному обсязі капітальних інвестицій повинна перевищувати 50%. Тим самим забезпечується фінансова незалежність підприємства від зовнішніх джерел і зменшуються витрати по обслуговуванню боргу кредиторам. План грошових потоків На відміну від платіжного балансу (календаря), у прогнозі про рух грошових коштів на плановий період, наприклад, квартал відображають їх за видами діяльності. Як правило, розрізняють три види господарських операцій і відповідно пов'язаних з ними грошових потоків: ü операційна діяльність; ü інвестиційна; ü фінансова. У плані грошових потоків усі надходження коштів і їх витрати відображають у періоди часу, що відповідають передбачуваним датам здійснення платежів, з урахуванням часу затримки оплати реалізованої продукції, оплати сировини, що поставляється та матеріалів, а також умов формування запасів. план грошових потоків на відповідний місяць чи квартал є документом, що дозволяє оцінити потребу підприємства в грошових ресурсах і ефективність їхнього використання за напрямками господарської діяльності. Розрізняють три джерела надходжень: 1. Від операційної (основної) діяльності – грошові потоки, що виникають у результаті здійснення цієї діяльності – продажів власної продукції, товарів інших підприємств, надання послуг тощо. 2. Від інвестиційної діяльності – грошові потоки, що виникають у результаті продажу основних засобів і нематеріальних активів. 3. Від фінансової діяльності – грошові потоки, що виникають у результаті випуску акцій, одержання кредитів, позичок тощо. Розрізняють такі види бюджетів: - за змістом - генеральний (зведений), що включає операційні (сукупність бюджетів витрат і доходів, що забезпечують складання бюджетного звіту про прибуток) і фінансові бюджети (відображають грошові потоки та бюджетний баланс); - відносно до кількості розрахункових показників обсягу діяльності: - статичний; - динамічний (гнучкий). Гнучкий бюджет - це бюджет, складений (на етапі планування чи аналізу) для декількох можливих обсягів діяльності в межах діапазону. Підходи до організації бюджетування: - згори – вниз ( в жорстко централізованих або невеликих підприємствах); - знизу вгору (структура підприємства забезпечує надійну комунікацію підрозділів, а керівники нижчої та середньої ланки здатні складати релевантні бюджети і є довіреними особами вищого керівництва); - знизу - вгору/згори вниз. Узгоджені бюджети аналізує і координує бухгалтер-аналітик: визначає відповідність запланованих витрат і наявних ресурсів, узгодженість інших показників, складає проформи фінансових звітів, надає необхідні консультації. Стадії бюджетування У великих підприємствах призначають відповідального за розробку бюджетів (директора з бюджетування), який повинен розробити Керівництво з бюджетування, тобто методичні рекомендації щодо підготовки фінансових розрахунків. Бюджетним періодом може бути місяць, квартал, рік, У транснаціональних компаніях застосовують "ковзаюче" (безперервне) бюджетування, коли після завершення кожного бюджетного періоду його виключають із загального бюджету з одночасним включенням нового аналогічного періоду. Бюджетний період повинен бути і достатньо довгим, щоб своєчасно відновлювати ресурси, і достатньо коротким, щоб забезпечити точність розрахунків, відповідати вимогам до підготовки зовнішньої звітності. Саме тому у більшості випадків таким періодом є рік. Отже, бюджетування може здійснюватися на період (рік) чи на безперервній основі (оновлюється безперервно - щомісяця, так, щоб завжди була система бюджетів на повний бюджетний період). Традиційно підготовка бюджетів здійснюється з урахуванням того, що відбувалося у минулому році. Такий спосіб називається "бюджетуванням через прирощення". Суми виділяються керівництвом без урахування взаємозв'язку між витратами та одержаними доходами. Іншим способом є бюджетування "з нуля" чи "на нульовій основі". Він грунтується на філософії, за якою всі витрати повинні окупатися. Спосіб дорогий, бо вимагає більше зусиль та роздумів над ефективним використанням ресурсів. Ресурси виділяються тільки на ті види діяльності, які представляють собою цінність, яку одержують за гроші. Отже, кожному центру відповідальності дозволяється обгрунтувати пріоритетність своїх витрат. Переваги та недоліки різних форм бюджетування Безперервне бюджетування гарантує менеджерам постійний бюджет на повний плановий період, що допомагає їм у прийнятті рішень. Вважається, що безперервне бюджетування забезпечує здійснення планування менеджерами протягом усього року, а не лише один раз на рік. Між тим, існує ймовірність того, що бюджетування буде здійснюватися механічно, оскільки менеджери не зможуть щомісячно знаходити достатньо часу на ретельну оцінку перспектив, відкладаючи вирішення своїх щоденних завдань. В першому випадку маємо пошукове планування, а в другому - нормативно-цільове. Пріоритетне бюджетування подібне до прирісного, але додатково передбачає аналіз варіантів при скороченні чи збільшенні бюджетних сум. Його можна вважати компромісним варіантом між прирісним бюджетуванням та бюджетуванням з нуля. Кожний з видів має свої позитивні та негативні сторони. Правильна підготовка бюджетів досягається, якщо відповідальні особи вмотивовані докладати зусиль до виконання запланованого; цілі, норми, які необхідно виконати, встановлено спеціалістами у відповідних сферах ("знизу-вгору"); бюджети складено у такій послідовності, щоб підрозділи (відділи), робота яких залежить від обсягів діяльності інших, одержували їх бюджети раніше, ніж почнуть складати свої. На підготовку бюджетів може йти 11-17 тижнів. Система бюджетування повинна охоплювати як виробничі підрозділи, так і функціональні служби - всі без виключення структури. Бюджетування структурних підрозділів є доцільним у певних межах. Вважається, що для виробничих підрозділів основного виробництва, діяльність яких залежить від обсягів виробництва та реалізації, доцільно розробляти бюджети на виконання окремих договорів (проектів), якщо умови діяльності стабільні, що не є характерним для вітчизняного бізнесу. В існуючих умовах деякі автори пропонують встановлювати розрахунковий норматив витрат на одиницю обсягу виробництва. Вважається можливим нормування загального обсягу витрат на одиницю продукції і витрат на використання окремих видів ресурсів. Для виробничих підрозділів допоміжного виробництва у зв'язку зі складністю діяльності спочатку необхідно визначити її склад (наприклад, виробництво, оснащення, ремонт тощо), а потім розраховувати витрати для кожного окремого виду діяльності на основі визначеного нормативу витрат для виконання замовлення. Бюджети формуються згідно з поставленими завданнями, обраною обліковою політикою, в тому числі з обраною системою обліку витрат. Вважається, що витрати легше піддаються контролю, якщо відомі причини, що їх обумовлюють. Тому відповідні переваги в організації контролю мають підприємства, які застосовують калькулювання за видами діяльності (АВС-калькулювання). Головною особливістю бюджетування є те, що особи, яких призначили бути відповідальними за підготовку бюджетів, повинні мати можливість контролювати події, що впливають на результати дорученої їм сфери діяльності. Типовою в цьому відношенні є проблема, з якою стикаються менеджери, коли його витрати перевищують суми, передбачені бюджетом, із-за збільшення обсягів діяльності, яка є поза сферою контролю цього менеджера. Іншими словами, витрати формуються видами діяльності, які не контролює менеджер, котрий несе відповідальність за ці витрати. Тому бюджетування за видами діяльності має зняти таку проблему. Правильна підготовка бюджетів забезпечується тоді, коли: - відповідальні особи докладають зусилля до виконання запланованого; - цілі, норми, які необхідно виконати, встановлені (розраховані) спеціалістами у відповідних сферах; - бюджети складаються у такій послідовності, щоб підрозділи (відділи), робота яких залежить від обсягів діяльності інших, одержували їх бюджети раніше, ніж почнуть складати власні. Формування генерального бюджету виробничого підприємства Бюджет - це кількісне вираження в натуральних і грошових вимірниках системи планів підприємства в цілому і окремих його сегментів, спрямованих на досягнення цілей бізнесу. Структура будь-якого бюджету є ієрархічною модель статей і планових показників (набір контрольних цифр) в певному часовому періоді. Фінансові бюджети можуть мати формати бухгалтерських звітів. У середовищі економістів побутує вислів: "бюджет - це звіт про майбутнє". Генеральний бюджет підприємства є основним серед окремих видів бюджетів. Він включає систему взаємопов'язаних фінансових і операційних бюджетів. У складі генерального (основного) бюджету крім фінансових і операційних бюджетів можуть виділятися допоміжні і додаткові бюджети. Наприклад, для того щоб скласти фінансовий бюджет доходів і витрат, потрібно в допоміжному бюджеті розрахувати бюджет податків. Спеціальні бюджети складаються за окремими програмами (наприклад, екологічної та ін.). Фінансові бюджети організації включають три основних компоненти: 1) бюджет доходів і витрат (БДР), також називають бюджетом прибутків і збитків; 2) бюджет руху грошових коштів (БРГК); 3) бюджет балансу (в програмних продуктах також називають бюджетом по балансовому листу, ББЛ).