Зразок роботи
Переговори – це взаємний обмін думками, обговорення проблем та пропозицій з метою подальшого укладання угод і контрактів про співпрацю, що відповідають інтересам усіх сторін, та подальшого досягнення результатів, які влаштовують усіх учасників. [1]
Ділові переговори (ділова зустріч) – це пошук способів і шляхів на рішення, прийняте партнером. За змістом ділова зустріч (переговори) є процесом поетапного досягнення згоди між партнерами за наявності інтересів, які збігаються, а іноді й розходяться (тоді шукають компроміс). [1]
Переговори завжди передбачають участь принаймні двох учасників, інтереси яких частково збігаються, а частково - розходяться. Мета переговорів у тому, щоб знайти взаємоприйнятне рішення, уникаючи крайньої форми прояву конфлікту. Завдання переговорів у зв'язку з цим полягає у знаходженні такого варіанту, який би дозволив оптимізувати можливий результат. [1] Переговори також є елементом дій з подальшого управління компанією та персоналом: прийом на роботу, звільнення, атестація співробітників, консультування, прийом відвідувачів, неофіційні зустрічі та ділові контакти.
Розрізняють такі види ділових переговорів: [1]
1. Офіційні, які відбуваються за встановленою процедурою відповідно до протоколу. Висловлювання учасників мають юридичну значущість та стенографуються. Результатом офіційних ділових переговорів, як правило, є угода, підписана всіма сторонами. [1]
2. Неофіційні — усні домовленості, ухвалені під час обговорення сторонами. Жодних документів, що підтверджують досягнуті домовленості, учасники не підписують. [1]
3. Зовнішні, які проводять із клієнтами та партнерами. [1]
4. Внутрішні - між колегами, підлеглими та керівниками.
Секретар, з посадових обов'язків, бере участь у всіх перерахованих видах ділових переговорах. Під час офіційних переговорів чи зустрічей до його обов'язку входить ведення протоколів. [1]
Також серед типів ділових переговорів виділяють наступні. [2]
1. Щоденні переговори на робочому місці
Щодня учасники виробничого процесу обговорюють із колегами чи керівниками рішення, які забезпечують безперебійну роботу та своєчасне виконання поставлених завдань. Тут важливо пам'ятати, що секретар при проведенні таких переговорів ще є і помічником керівника, який представляє і захищає його інтереси теж. [2]
2. Переговори між підлеглим та керівником[2]
Вони необхідні, щоб завдання, одержувані працівником від керівника, відповідали його інтересам та спеціалізації. Працівнику не слід покірно приймати ті завдання, які не належать до його компетенції або які він просто не встигне виконати. Не треба погоджуватися з босом лише тому, що він наказав зробити це. Секретарю, наприклад, щоб не зірвати виконання важливого завдання, краще піти на переговори та аргументовано попросити керівника або перенести термін виконання доручення, або передати його іншому, компетентному у цьому питанні співробітнику. [2]
3. Переговори між колегами
Переговори між членами команди знижують ймовірність виникнення суперечок та конфліктів. Їх результатом стає рівномірний розподіл навантаження та відповідальності. Колеги, які вміють домовлятися між собою, завжди готові підставити плече один одному, тому навіть тимчасова відсутність когось із них не позначається на продуктивності. [2]
Секретарю важливо підтримувати дружні стосунки із бухгалтерською, кадровою службою, господарським відділом. Хороші стосунки з колегами допоможуть забезпечити своєчасну та кваліфіковану консультаційну допомогу, допомогу у вирішенні постачальницьких, господарських питань.
4. Комерційні переговори[2]
Цей тип ділових переговорів зазвичай проводиться з представниками третьої сторони - постачальниками, замовниками, бізнес-партнерами. Дві сторони обговорюють спірні питання та приходять до умов, прийнятних для обох сторін. Уміння вести ділові комерційні переговори стане в нагоді секретареві, навіть якщо він не бере участі в них безпосередньо. Він має бути дипломатом і знати, як розрулити незручну чи конфліктну ситуацію, як у разі непорозуміння чи суперечки допомогти сторонам знайти рішення, прийнятне для кожної з них. [2]
Переговори повинні призводити до результатів, що задовольняють усі сторони, що беруть участь у них, причому кожна сторона повинна бути впевненою, що переговори, що відбулися, принесли їй вигоду. Основне правило полягає у переконаності всіх учасників, що вони щось виграли внаслідок переговорів. [3]
Ділові переговори включають чотири обов'язкові етапи: [3]
1) Підготовка до проведення переговорів;
2) проведення переговорів, що включає такі складові: початок переговорів, власне переговори, підписання договору;
3) аналіз та оцінка результатів переговорів;
4) Виконання домовленостей та зобов'язань.
Форми ділових переговорів, що найчастіше зустрічаються
1. Конструктивна бесіда
Сторони обмінюються думками. Процес взаємний. Кожна зі сторін бере на озброєння всі висловлені міркування, позиції, факти незалежно від того, хто є їх автором. [3]
2. Інструктивна розмова
Передача інформації з одного боку. Як правило, у формі настанови, інструкції. Мета – змусити інший бік дійти бажаної угоди. [3]
3. Переконлива розмова
Відмінювання співрозмовника до бажаної мети шляхом переконання з використанням логічних міркувань, що мають вагу аргументів, серйозних для вирішення конкретної проблеми фактів. [3]
4. Суперечка
Тобто таку форму ділових переговорів можна назвати словесним змаганням. Кожна із сторін намагається відстояти свою думку.
5. Дискусія[3]
Різновид спору, але м'якшого, оскільки за дискусії відстоювання позиції відбувається з урахуванням аргументів, докази, перевірених фактів. [3]
Незалежно від обраного формату для досягнення результату обом сторонам необхідно чітко визначити власні інтереси вже на початку процесу і зосередитися на тих моментах, в яких вони будуть згодні один з одним. Зосередившись виключно на різниці в думці, ризик залишитися без кінцевого рішення. Об'єктивність – це найважливіша риса, яку мають мати всі учасники у тому, щоб розробити варіанти, які будуть вигідні всім сторін. [3]
Магістр